Entenda mais sobre a obrigatoriedade de um emissor de nota fiscal!

O Governo tem promovido diversas mudanças na forma como as empresas emitem documentos fiscais e o emissor de nota fiscal está dentro desse pacote de alterações. Isso quer dizer que a grande maioria dos negócios precisam se adequar para atender as especificações.

No artigo de hoje vamos explicar essas questões. Quer saber mais? Então continue com a leitura e confira agora mesmo!

Quais empresas são obrigadas a emitir a nota fiscal?

A obrigatoriedade na emissão da nota fiscal está ligada ao tipo de atividade que a empresa exerce. Sendo que as diferenças são:

  • venda de produtos: todas as empresas que atuam nesse ramo devem emitir a NF-e. Nesse caso, recolhe-se impostos federais e estaduais (como o ICMS, por exemplo);
  • venda de serviços: nessa situação é necessário avaliar se, no município em que a empresa está situada, existe a obrigatoriedade da emissão. Dentre todos os municípios do país, somente em cerca de 400 existe essa obrigação. Nessa situação, recolhe-se impostos federais e municipais (como é o caso do ISS, por exemplo).

Além dessas particularidades, vale lembrar que os negócios que forem enquadrados como MEI também não possuem obrigação de emitir a NF-e, a menos que eles forneçam para outros negócios. Nos casos de venda direta para o cliente final, a emissão pode ser tanto eletrônica, quanto física.

Qual é a obrigatoriedade do emissor de nota fiscal?

O emissor de nota fiscal é um software que permite a geração de notas fiscais eletrônicas, fazendo correspondência com o sistema da Secretaria de Fazenda Estadual (SEFAZ).

Por meio dele, além da emissão, é feita a assinatura digital, a transmissão dos documentos, o cancelamento e impressão das notas, com outras funcionalidades — como o cadastro de produtos, clientes e transportadoras, por exemplo.

A SEFAZ disponibiliza o emissor gratuito, mas em breve ele será descontinuado. Isso significa que é necessário fazer a migração para outros softwares emissores.

Se por um lado essa decisão faz com que as empresas precisem contratar uma solução à parte, por outro ela possibilidade o investimento em sistemas mais completos, que podem até mesmo viabilizar a integração com outras ferramentas.

Sendo assim, pode-se dizer que a utilização do emissor é obrigatória, já que é ele que oferece o suporte necessário para a emissão dos documentos.

Dessa forma, as empresas precisam se preparar e buscar as soluções que sejam mais adequadas de acordo com sua necessidade.

O que é necessário para emitir a nota fiscal?

Existem alguns aspectos fundamentais que precisam ser considerados na emissão de nota fiscal. Eles ajudam a garantir que o recolhimento de impostos será adequado, que o documento terá validade jurídica, entre outras coisas. Confira os pontos principais:

1. O enquadramento da empresa

Além do fato de MEI possui regras diferentes para a emissão da nota fiscal, saber o enquadramento e o regime de tributação da empresa é necessário para identificar qual tipo de documento deve ser emitido, evitando irregularidades.

2. Obtenção do certificado digital

Para que o documento tenha validade jurídica, é necessário obter uma assinatura digital. Ela confirma a autenticidade da nota e prova que foi mesmo sua empresa que realizou a emissão.

Sua empresa deve adquirir esse certificado com uma Autoridade Certificadora e ela deve estar credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).

3. Credenciamento da empresa na SEFAZ

Também é necessário passar pelo processo de cadastramento na SEFAZ onde a empresa está situada. Como a legislação costuma variar de um estado para o outro, vale a pena consultar um contador e verificar qual é o procedimento correto.

4. Investimento em um software emissor

Como dito anteriormente, a utilização de um software emissor é necessário para conseguir realizar a emissão das notas fiscais.

Emitir nota fiscal adequadamente é necessário para que sua empresa se adeque à legislação vigente  — evitando penalidades —, além de garantir a transparência nos negócios.

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