Gestão de materiais: explicamos de maneira simples e prática!

Você está insatisfeito com os resultados da sua empresa? Acredita que sua lucratividade poderia ser maior? Essa é a realidade de muitos gestores que, ao chegarem nessa conclusão, estabelecem metas ambiciosas para a equipe de vendas. No entanto, é possível que o problema esteja na gestão dos materiais.

A resolução envolve diferentes variáveis, mas também pode estar relacionada à maneira como você administra os insumos que formam a base do seu negócio. Ao longo deste post, vamos explicar como fazer uma gestão de estoque mais eficiente, resultando na redução de custos e no aumento das vendas. Confira!

O que é a gestão de materiais?

Gerir materiais significa controlar e fiscalizar tudo o que diz respeito aos materiais utilizados para subsidiar as atividades da empresa. O processo de gestão é composto por diversas etapas relacionadas ao controle de estoque. Elas consistem em verificar os tipos de produtos adquiridos, a distribuição entre os setores organizacionais e o estudo da melhor forma de aproveitamento dos insumos.

De forma geral, podemos dizer que a gestão de materiais é uma maneira de apoiar as atividades dos setores de compra, estoque, produção e prestação de serviços. Assim, você consegue saber tudo o que acontece na sua empresa.

Qual o principal objetivo da gestão de materiais?

O principal objetivo da gestão de materiais é garantir que os recursos materiais de uma organização percorram um fluxo contínuo de estoque. Ou seja, envolve todas as atividades relacionadas à administração dos materiais, desde a aquisição até o descarte adequado, passando pelo armazenamento, movimentação e controle de estoque.

Quais os benefícios da gestão de materiais?

Os benefícios são diversos, envolvendo tanto aspectos diretos relacionados à produção como também indiretos, voltados à margem de lucro e à melhoria de processos internos. Confira os principais:

• Redução de custos: porque permite um controle mais preciso dos recursos e evita compras desnecessárias;
• Aumento da produtividade: proporciona facilidade de encontrar os materiais certos, no lugar certo, o que evita desgaste e a interrupção de atividades;
• Satisfação do cliente: com uma gestão de materiais eficiente, é possível atender às demandas em menor tempo, entregando um serviço rápido e de qualidade;
• Fortalecimento de vínculos entre fornecedores: ao entender seus prazos e necessidades, é mais fácil criar vínculos com parceiros, podendo obter melhores preços e prazos.

Como fazer uma gestão de materiais adequada? 4 dicas para PMEs

Não há uma receita de bolo para se fazer a gestão de materiais na sua empresa, já que isso varia de acordo com cada ramo de atuação. Mas existem atitudes básicas que servem como modelo para que você possa começar o trabalho. Veja algumas dicas:

1. Defina os materiais utilizados

Você sabe quais são os materiais necessários para realizar os seus serviços? Um gestor que não conhece seus processos a fundo acaba comprando mais do que o necessário, gerando desperdício e ineficiência. Além disso, torna mais difícil a precificação dos seus serviços.

Para isso, é hora de você iniciar uma revisão de processos internos, para que consiga listar, com riqueza de detalhes, todas as necessidades da organização.

2. Cuide da codificação e do registro dos materiais

A forma como o material é organizado é muito importante para o seu total aproveitamento. Para que o seu estoque funcione da melhor forma possível, o ideal é criar um sistema de códigos para identificar cada material arquivado. Assim, você não perde tempo procurando o insumo necessário para a realização de serviços.

3. Faça um bom controle de qualidade

Essa dica é muito importante, principalmente para quem trabalha com materiais perecíveis. A organização do seu estoque deve ter um controle de qualidade rígido, para evitar perdas em razão da expiração da data de vencimento.

4. Planeje suas compras

A partir do domínio dos seus processos e materiais, você poderá planejar melhor suas compras, evitando o desperdício e investindo somente aquilo que é necessário e suficiente para realizar o seu serviço.

Um sistema ERP pode ajudar na gestão de materiais?

Sim! Um sistema ERP é um grande aliado na organização do fluxo empresarial, sobretudo na gestão de estoque. Vale dizer ainda que o sistema atende tanto às necessidades de empresas tradicionais quanto de prestadores de serviço, proporcionando uma gestão mais eficaz e eficiente em todas as etapas.

Dentre as opções, o Flow é um sistema ERP completo, criado especialmente para atender às demandas de PMEs, com módulos exclusivos para criar ordens de serviço, acompanhar fluxos, dentre outras atividades. Confira os principais diferenciais voltados à gestão de materiais:

Requisição de materiais para ordens de serviço

Uma das funcionalidades é a criação de listas de requisição por ordem de serviço. Isso permite separar os materiais de execução para projetos e não ter problemas de falta de estoque em datas específicas.

Na prática, funciona como uma lista de supermercado e, cada vez que uma ordem de produção é cadastrada, o sistema faz a requisição automática de materiais.

Criação automática de necessidade de compra (MRP)

O MRP (Material Requirement Planning) é uma ferramenta que auxilia o setor de compras. Ele cria necessidades de compras de materiais assim que eles chegam a uma quantidade mínima definida ou ao estoque zerado.

Esse tipo de funcionalidade é geralmente aplicado em sistemas ERP voltados à indústria e às empresas de grande porte. Todavia, faz toda a diferença para o crescimento e para a organização dos prestadores de serviço, já que define o que comprar, quanto comprar e quando comprar de forma automatizada.

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Cadastro de produto personalizado

É uma função básica, mas ajuda a organizar o estoque e facilita muito na hora de buscar um produto. Sendo assim, no sistema ERP, você pode cadastrar todas as informações referentes a código, marca, modelo, local no estoque, dentre outras características pertinentes ao seu negócio e ao tipo de serviço prestado.

Relatório de movimentação

Para manter um estoque organizado, é muito importante entender as movimentações que ocorrem no dia a dia. Portanto, os relatórios de entrada e saída são grandes aliados, indicando o tipo de movimentação, quem autorizou, quem retirou, em qual projeto foi utilizado determinado produto de execução etc.

Além disso, é possível criar filtros que facilitam a gestão rápida, podendo ser semanais, quinzenais, mensais ou personalizados.

Gestão de inventário

Outro aspecto muito importante é a gestão de inventário, responsável por sempre indicar a quantidade correta de materiais no estoque e dentro do sistema. Além disso, auxilia em possíveis auditorias e fechamentos semestrais ou anuais, garantindo o aproveitamento de materiais parados e evitando compras desnecessárias.

Gestão de materiais é uma peça fundamental em qualquer negócio

Em um cenário mercadológico tão competitivo, é essencial buscar soluções para otimizar os processos, a fim de ficar à frente dos concorrentes e, claro, aumentar a lucratividade da empresa.

Mesmo com tantas opções e estratégias de aceleração disponíveis, acreditamos que o básico bem feito é o primeiro passo, principalmente para empresas de pequeno e médio porte. Por isso, conte sempre com a Everflow! Nosso blog está atualizado com conteúdos incríveis sobre gestão e negócios. Aproveite!