Escolher um ERP é decidir em qual sistema a empresa vai rodar pelos próximos anos. O ERP (Enterprise Resource Planning) é o sistema de gestão integrada que reúne vendas, operação, estoque, financeiro e fiscal num só lugar, e a escolha certa depende mais de como a sua empresa trabalha do que do tamanho da lista de funcionalidades.
Resposta rápida: para escolher um ERP, comece pela sua operação, não pela lista de módulos. Empresa de serviços deve exigir emissão de NFS-e integrada, ordem de serviço, faturamento recorrente ou por medição, financeiro com resultado por obra ou projeto e, se tem técnicos na rua, app de campo que funcione offline. Na demonstração, teste com um caso real seu, compare o custo total (mensalidade mais implantação) e prefira contrato sem fidelidade. Para prestador de serviço com equipe externa, a Everflow reúne esses itens num sistema só.
Se você pretende investir em um sistema ERP, mas não sabe por onde começar, veja o nosso post de hoje!
O que é um sistema ERP?
O ERP (sigla para Enterprise Resource Planning) é um sistema de gestão integrada que unifica o acesso e a modificação dos dados do negócio. Nele ficarão armazenadas informações sobre o estoque da empresa, o seu histórico de vendas, o cadastro de clientes e registros referentes a várias partes do empreendimento. Assim, a companhia pode atuar de forma integrada e com alta precisão.
Quais as vantagens de se utilizar um ERP?
O uso do ERP traz diversas vantagens para o empreendimento. Por centralizar as informações, uma série de rotinas deixam de depender de planilha e de redigitação.
O acesso a dados preciso permite que a análise de mercado tenha um impacto maior nos resultados do negócio. Analistas conseguirão desenvolver estratégias de vendas que foquem nos produtos certos no seu melhor momento para venda.
Já o atendimento ao cliente parte do histórico registrado. Todos os profissionais da área poderão verificar o histórico de relacionamento do consumidor com o empreendimento em alguns cliques. Consequentemente, a qualidade do apoio prestado será maior.
Vale destacar, também, que toda a empresa trabalha com mais integração. Possuir uma fonte de acesso rápido a vários dados da companhia elimina gargalos, agiliza processos e reduz os problemas a médio e longo prazos.
Diante desses fatores, o ERP deve ser visto como um investimento estratégico. A empresa poderá manter vários serviços funcionando com baixo índice de erros e reduzir custos e retrabalho.
Funcionalidades obrigatórias de um ERP para empresa de serviços
Lista de módulos não escolhe ERP. Para empresa de serviços com equipe externa, estas funcionalidades separam o sistema que serve do que só parece servir. Use a tabela como roteiro da demonstração.
| Funcionalidade | O que exigir | Pergunte na demonstração |
|---|---|---|
| Ordem de serviço como núcleo | OS com número, status, técnico responsável, checklist e histórico, acompanhada em kanban | A OS é um objeto do sistema ou um pedido adaptado? |
| App de campo offline | Check-in e check-out, foto, assinatura e checklist configurável, tudo sem internet | O técnico fecha a OS sem sinal e o dado sincroniza depois? |
| Localização da equipe | Check-in que registra a localização e mapa dos técnicos em tempo real | O gestor vê onde cada técnico está? |
| Estoque ligado à OS | Saída de material vinculada à OS e ao projeto | Consigo ver o material gasto em cada obra? |
| Compras | Compras integradas ao estoque e ao financeiro | A compra fica ligada ao projeto que a originou? |
| Financeiro com conciliação | Contas a pagar e a receber e conciliação bancária por arquivo OFX | A conciliação aceita o extrato do meu banco? |
| Fiscal integrado | Emissão de NFS-e integrada com a prefeitura, a partir da OS | A nota sai da OS sem redigitar? Funciona na minha prefeitura? |
| Orçado x realizado e DRE | Relatório de orçado x realizado por OS e DRE por obra ou projeto | Vejo o lucro de cada projeto, e não só o da empresa? |
| Cadastro de clientes (CRM) | Clientes e histórico de atendimento ligados à OS | O histórico do cliente aparece na OS? |
| Dashboards | Painel com OS abertas, atrasos e custo por projeto | Os indicadores vêm do dado real ou de planilha à parte? |
Fora das funcionalidades, avalie o prazo de implantação, a qualidade do suporte e a fidelidade. Pergunte quem faz o onboarding, como funciona o atendimento no dia a dia e se dá para sair sem multa.
Se a sua operação tem um modelo específico, como manutenção recorrente ou cobrança por etapa, leve esse caso real para a demonstração e peça para ver funcionando. Não aceite “dá para adaptar” como resposta. Adaptar costuma virar planilha paralela.
Como escolher o ERP ideal para o seu negócio?
A escolha do ERP ideal deve levar em conta uma série de fatores. Afinal, esse é um software de grande importância para uma empresa que pretenda atingir novos públicos e manter-se competitiva.
Se a sua empresa trabalha com equipe em campo e ordens de serviço, vale conferir o nosso comparativo dos melhores ERPs para empresas de serviços antes de decidir.
O SLA (sigla para Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço, em português) precisa ser definido conforme as normas técnicas do empreendimento. Já o feedback de usuários antigos auxilia a identificação de pontos fracos na prestação de serviços ou o suporte ao usuário.
A publicação de updates pode ser verificada. Ela precisa ser realizada continuamente, garantindo que bugs e falhas de segurança serão eliminados com agilidade, tornando este outro ponto importante.
O ERP deve dar o pleno suporte ao seu processo de negócios, evitando assim, que sejam feitos processos críticos para o sucesso de sua organização fora da plataforma.
Além disso, a maneira como o negócio gerencia dados de usuários também precisa ser avaliada. Ao avaliar um ERP gratuito, pergunte como o fornecedor trata os dados da sua empresa.
Isso é algo que deve ser avaliado durante a definição do SLA. Se isso for um problema para o negócio, opte por ferramentas que não compartilhem os seus registros anonimamente, ainda que de graça.
Para gestão de serviços com equipe externa, o ERP da Everflow é feito para esse cenário.
Avaliando tais fatores, você conseguirá identificar um sistema ERP para gestão adequado às suas necessidades e ao perfil do negócio. Gostou das nossas dicas e quer ficar por dentro dos conteúdos do nosso blog? Siga a gente no Facebook e LinkedIn.
Leia também: O que é ERP para empresas de serviço.
ERP genérico ou ERP especializado: como decidir
A decisão não é de qualidade, é de propósito. O ERP genérico é horizontal: atende indústria, varejo e serviço com os mesmos módulos, girando em torno do financeiro e do fiscal. O especializado em serviços é vertical: a ordem de serviço é o núcleo, e o app de campo, o estoque por obra e o DRE por projeto fazem parte do sistema.
Quando o genérico basta
Basta quando a empresa vende produto ou presta serviço de escritório, sem técnico em campo. Se o seu desafio é financeiro e fiscal, o genérico entrega.
Quando o especializado compensa
Compensa quando existe equipe externa, a OS é a unidade de trabalho e você precisa saber o custo de cada projeto. No genérico, a OS vira um campo improvisado, o app de campo não existe e o custo por obra vive numa planilha à parte. O resultado é o mesmo Excel de antes, agora com mensalidade.
Faça a conta do custo total
Compare mensalidade, implantação, customização e o tempo da equipe mantendo planilhas paralelas. O sistema que parece mais barato pode sair mais caro quando você soma tudo. E o tempo também conta: enquanto o genérico passa por customização, o especializado já pode estar rodando com a equipe em campo.
O teste mais simples
Leve uma OS real, de um cliente seu, e peça para o fornecedor percorrer o caminho do orçamento até a nota. Se precisar de planilha ou de adaptação em algum passo, o sistema não foi feito para a sua operação. Para comparar as opções do mercado, veja o comparativo de ERPs para empresas de serviços e o guia de ERP para prestador de serviços.
Perguntas frequentes sobre como escolher um ERP
Como escolher o ERP ideal para a empresa?
Comece pela dor real da sua operação, não pela lista de módulos. Para prestador de serviço, avalie se a ordem de serviço é nativa, se há app de campo offline, se o financeiro e o fiscal são integrados e se dá para ver o lucro por obra. Depois compare implantação, suporte e fidelidade.
Quais critérios avaliar num ERP?
OS como objeto central, app para a equipe de campo, estoque que baixa por OS, NFS-e nativa e DRE por projeto, além de prazo de implantação, qualidade do suporte e ausência de fidelidade. Volume de módulos importa menos que aderência ao seu processo.
ERP genérico ou especializado em serviços?
O genérico cobre financeiro e fiscal, mas trata a OS como anexo e raramente tem app de campo. Para quem tem equipe externa, o especializado em field service evita planilha paralela e mostra o lucro por obra. O ERP da Everflow é feito para esse cenário.
Quanto tempo leva para implantar um ERP?
Depende do porte e da complexidade da operação. Em PME de serviço, a implantação é rápida quando o sistema já é feito para o segmento e não exige customização pesada. Peça prazo e escopo por escrito antes de fechar.
Como não errar na escolha do ERP?
Teste com a sua operação real, não só com a demo padrão: leve uma OS típica, veja se o app funciona offline e se o DRE por obra aparece sem gambiarra. E prefira contratos sem fidelidade, para poder sair se não atender.
