Principalmente em pequenas empresas, gestores costumam utilizar planilhas preenchidas e mantidas manualmente e fazem o controle financeiro no excel. Isso acontece não só por desconhecimento de outras ferramentas, mas também por costume e medo de mudança.
Muitas vezes, os problemas do uso de programas como o Excel, por exemplo, são óbvios, mas a filosofia do “sempre usei esse e está bom assim” prevalece, tirando a oportunidade de a empresa melhorar o controle de gastos e até economizar dinheiro e tempo.
Independentemente do tamanho de sua empresa e do ramo de atuação, existem melhores alternativas para este controle. Aqui, reunimos 5 motivos para migrar para uma outra solução. Acompanhe!
1. Preenchimento manual favorece erros
Especialmente no preenchimento de informações temporais, como checagem de registros e atualizações diárias, existe a possibilidade de o operador humano esquecer ou errar um item.
Quando isso acontece, o equívoco costuma ser percebido muito tempo depois, em um momento onde outros preenchimentos já foram comprometidos, e exige uma busca minuciosa pelo local do erro.
Esse é um problema que fica ainda pior quando mais de uma pessoa é responsável pelas atualizações. Daí surge a dificuldade de manter o controle de quem preencheu o quê, além da inconsistência que pode ocorrer nesse controle financeiro no excel.
2. Resultados não são confiáveis no controle financeiro no excel
Não importa se as pessoas que estão preenchendo as planilhas são criteriosas. Em algum momento, alguma delas irá arredondar algum valor, substituir vírgula por ponto ou errar um parêntese em uma fórmula e esse controle financeiro no excel não funcionará.
Esse é mais um dos problemas do preenchimento manual, que traz outro ponto importante: o acúmulo de erros.
Conforme os números vão sendo somados e multiplicados, dia a dia, o erro vai se acumulando e é quase impossível saber qual deveria ser o valor verdadeiro daquele resultado. Isso pode gerar insegurança na hora de utilizar os dados e, ainda, uma visão equivocada da situação real do item planilhado.
3. Impossibilidade de audição e insegurança das planilhas
Em planilhas não existe um histórico de alteração de células em específico. Quando há necessidade de procurar por erros, é extremamente difícil localizá-lo e não há como saber quem é o culpado. Isso sem contar a possibilidade de alterar, posteriormente, números e gerar inconsistência nos dados.
Naturalmente, mecanismos de proteção seriam úteis, mas esse também não é o forte dessa ferramenta. Senhas em células são provavelmente o mais alto nível de segurança de planilhas, o que não impede que o arquivo como um todo seja perdido. Além disso, é comum deletar colunas ou linhas involuntariamente.
4. Inflexibilidade quando comparado às ferramentas de gestão automatizadas
Os controles financeiros de cada departamento, por serem realizados de forma diferente, demandam planilhas próprias. A customização, neste caso, é complicada, sem contar com as dificuldades de integração.
Além disso, como planilhas são criadas para um determinado plano de negócio, qualquer alteração requer mudanças que levam muito tempo.
5. Não há visão geral do trabalho
A visão geral do que ocorre em uma empresa pode trazer conclusões esclarecedoras. Com uma grande quantidade de planilhas sendo elaboradas individualmente, fica difícil para o gestor ter a visão total do trabalho.
Por isso, um software de gestão financeira é mais adequado para os gestores, em qualquer tipo de negócio. Neles, são fornecidos relatórios que englobam todo controle financeiro. De posse dessas informações, é possível, até mesmo, prever o andamento dos negócios.
O receio de abandonar soluções enraizadas vem de muitas fontes, mas a principal delas é temor em relação à segurança dos dados da empresa, que em softwares de gestão estão condensados em um único local. No entanto, cada fornecedor possui suas próprias medidas de segurança, que geralmente são melhores do que manter diversas planilhas salvas no computador da empresa.
Dar um passo desses é uma evolução e deve ser analisada em todo o seu potencial. Para que sua empresa cresça, é necessário embasar-se em dados confiáveis e que dialoguem entre si. Algo que somente um software vai poder proporcionar com segurança.
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