Dentre todas as atribuições da gestão financeira de uma empresa a conciliação bancária é sem dúvida uma das mais importantes.
É por meio desse processo que são confrontados os lançamentos efetuados pelo setor financeiro e contabilidade. Essas informações são encontradas no extrato bancário.
Muitos consultores e especialistas falam sobre a importância dos fluxos de caixa na gestão financeira da empresa, no entanto, pouco se fala sobre a conciliação bancária, uma ferramenta essencial para essa e outras análises importantes no âmbito empresarial.
Nosso objetivo com este artigo é mostrar como realizar a conciliação bancária e a importância dessa atividade para as empresas. Confira!
O que é a conciliação bancária?
Conciliação bancária é a tarefa gerencial que visa comparar saldos bancários com aqueles registrados pela empresa.
O objetivo desse confrontamento é comparar os lançamentos contidos nos extratos das contas em bancos com aqueles registrados no controle financeiro realizado pela empresa.
Em outras palavras, é a simples conferência das contas bancárias com o controle financeiro interno.
Ela verifica se o saldo bancário do controle interno está idêntico ao que consta no extrato do banco.
Qual a importância da conciliação bancária nas empresas?
Assim como as demonstrações de fluxo de caixa e a DRE a conciliação bancária é uma ferramenta de gestão essencial para qualquer empresa.
Inclusive, podemos afirmar que empresas que exploram atividades de comércio são praticamente obrigadas a fazer esse tipo de monitoramento — que pode ser realizado a cada dia, semana, mês ou até mesmo ano, dependendo da necessidade de avaliação da organização.
Para entender melhor sobre a importância da conciliação bancária em uma empresa, pense na relevância que tem a demonstração de fluxo de caixa no que se refere ao planejamento fiscal da empresa, para se fazer o controle de custos e estoque, para calcular o lucro e fazer projeções orçamentárias.
A conciliação bancária segue o mesmo nível de importância no contexto financeiro de um negócio.
Verificando se está tudo correto no controle interno, é possível manter um maior controle sobre as finanças corporativas.
Além disso, como esse procedimento checa e confronta os saldos e datas dos lançamentos com as mesmas informações contidas no extrato bancário, é possível prevenir problemas operacionais evitando surpresas nas finanças e na contabilidade das companhias.
Um exemplo prático da importância da conciliação bancária para uma empresa está na cobrança de contas a receber.
Suponhamos que você não identifica a baixa do boleto bancário de um cliente no seu sistema de gestão integrado, e assim efetua um procedimento de cobrança contra ele.
Se a sua empresa realizasse a conciliação bancária, certamente este lançamento de pagamento estaria no extrato, e seria identificado o erro no sistema em não baixá-lo.
Ou seja, a falha do software de gestão seria identificada antes de acionar o cliente.
Como fazer a conciliação bancária?
Para executar o processo de conciliação bancária você precisará seguir alguns passos.
São ações simples, mas que dependem de muita atenção e certo conhecimento de finanças e contabilidade.
Registre todos os fatos
Para realizar a conciliação bancária de uma empresa você terá que registrar diariamente todas as entradas e saídas existentes nas contas bancárias — incluindo tarifas cobradas, juros e demais receitas ou despesas.
Não há como fugir dessa tarefa, é impossível realizar uma conciliação bancária com dados incorretos ou faltando registros de operações que movimentaram a conta, mesmo que sejam centavos.
Portanto, o primeiro passo é mudar a cultura organizacional da sua empresa. Muitos gestores não se importam em negligenciar valores pequenos nas frações de centavos. No entanto, caso isso seja feito, a conciliação bancária não será eficaz e não beneficiará a empresa.
Verifique os saldos
A conferência dos saldos também é um passo essencial para a realização da conciliação bancária. Apesar de ser uma tarefa bastante massante, é fundamental que você verifique se os saldos iniciais e finais do controle interno estão batendo com os do extrato bancário.
É importante que você tenha em mãos, além do extrato bancário e os comprovantes de despesas e receitas ocorridas no mês, um relatório gerencial contendo os dados financeiros do mesmo período do extrato.
Nesse relatório devem constar o valor, histórico ou descrição do fato e data em que ele ocorreu. Sem esse documento a sua conciliação bancária pode ficar comprometida.
Você consegue esses dados no seu software de gestão financeira ou com a contabilidade da sua empresa.
Confira os detalhes
A conferência de dados não se limita apenas pela análise dos saldos como vimos no item anterior. A “diversão” não para por aí!
Além dos valores constantes no extrato, é fundamental verificar se todas as datas dos fatos ocorridos e registrados são correspondentes com aquelas anotadas pelo controle interno.
Essas ações são fundamentais para que erros como no exemplo que mencionamos anteriormente neste artigo não ocorram, bem como para verificar a data exata dos pagamentos e recebimentos efetuados pela empresa em determinado período.
Corrija os dados divergentes
Por fim, você deve corrigir as divergências entre os dados encontrados no controle interno e os do extrato bancário.
Feitas as conferências e correções, é fundamental que você armazene os documentos que utilizou para realizar o processo.
A conciliação bancária é uma ferramenta de gestão financeira essencial a qualquer tipo de negócio.
Apesar de ser um procedimento que depende de muita atenção e cuidado quando da sua elaboração, ela pode fornecer informações com altíssimo nível de confiabilidade à gestão da empresa, por isso é extremamente importante que você implante essa cultura em sua empresa o mais rápido possível.
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