Manter o controle de reembolso de gastos de um negócio pode ser uma tarefa difícil e burocrática quando não se tem uma metodologia clara e uma equipe bem alinhada.
Grande parte das organizações que atuam com colaboradores externos, já passaram por situações inéditas com gastos que precisaram ser reembolsados, além da dificuldade em compreender se aquele fato era realmente obrigatório.
Com esse tipo de acontecimento, o controle de caixa fica ainda mais vulnerável, acarretando custos que não estavam programados. No entanto, existe uma solução simples para isso: a criação de uma política de reembolso. Saiba mais sobre o assunto!
O que é política de reembolso
A política de reembolso é um conjunto de normas e comportamentos que a organização utiliza para reembolsar aos colaboradores possíveis valores gastos relacionados com as suas atividades de trabalho. Ou seja, é uma forma de organizar o ressarcimento dos colaboradores que “gastam do próprio bolso” para realizar atividades da empresa.
Existem diversos casos em que a política de reembolso precisa ser aplicada. Veja, abaixo, oito exemplos que são bem comuns na rotina de uma empresa:
- Reembolso de gastos com abastecimento do carro empresarial;
- Reembolso de passagens para viagem de trabalho;
- Reembolso de compra de material de escritório;
- Reembolso de conserto de eletrônicos (smartphone, tablet, computador) que pertencem à empresa;
- Reembolso de gasto com hotel em viagem corporativa;
- Reembolso de gastos em restaurantes ou jantares de negócios;
- Reembolso de recarga de celular corporativo;
- Reembolso de deslocamento em atividades de trabalho.
É essencial saber que a sua política de reembolso pode ser aplicada a outras situações, de acordo com as especificidades do seu negócio. O mais importante é que as normativas e procedimentos que fazem parte da política sejam claros e diretos, independentemente do motivo do reembolso.
Como elaborar uma política eficiente
Para te ajudar no processo de organização da sua própria política de reembolso, preparamos algumas dicas valiosas para elaboração deste documento. Acompanhe!
1. Observe o que está previsto na lei
É comum que as pessoas tenham conhecimento sobre as leis trabalhistas, mas você sabia que existem leis específicas para o reembolso? Isso porque, o colaborador não pode ser responsável pelos custos das demandas que são da empresa.
Não é certo, por exemplo, que o colaborador custeie a sua locomoção para fazer visitas e reuniões de vendas.
Sendo assim, para não ter surpresas trabalhistas, é fundamental que você tenha pleno conhecimento sobre a legislação trabalhista. E para ter a certeza que tudo foi elaborado corretamente solicite uma auditoria do departamento jurídico ou do responsável pela área da organização.
2. Levar em consideração as atividades dos colaboradores
Como citamos, há vários casos onde a política de reembolso é usada. Como determinar então quais serão trabalhadas? A melhor opção é levar em conta as atividades realizadas pelos funcionários.
De maneira geral, seu time poderá apresentar um feedback mais certeiro sobre as melhores formas de trabalhar. Pode ser que vale mais a pena efetuar o reembolso do que o colaborador pegar o dinheiro adiantado junto ao departamento financeiro, por exemplo.
Se a empresa optar em ceder o dinheiro antecipadamente, precisa ser pontual no cálculo do valor. Imagina a situação onde o colaborador precisa fazer uma viagem e retira R$500,00 para isso, mas percebe no meio da viagem que o valor é insuficiente. O que fazer então?
O trabalhador pode solucionar o problema pagando da própria carteira o valor total. Mesmo esse sendo uma questão fácil de resolver, com certeza, haverá um sentimento de insatisfação e frustração com o ocorrido. E no final das contas a empresa deverá fazer o reembolso do mesmo jeito.
3. Clareza na comunicação acima de tudo
O principal segredo, que talvez seja o mais conhecido, mas o mais difícil de colocar em prática, é ter clareza na comunicação das normas que vão reger esse relacionamento.
A razão é simples: regras confusas ou vagas permitem variadas interpretações e abrem brecha para que pessoas mal-intencionadas tirem vantagem da ocasião.
Um bom exemplo é do colaborador que viaja para participar de um curso e, enquanto isso, pede para que as notas fiscais para reembolso sejam emitidas num valor maior que o gastado. Ele não se preocupa em gastar e pedir notas fiscais pois, quando voltar, a organização vai fazer o reembolso e num valor acima real.
Já para a empresa, isso é um problema terrível! Houve o prejuízo financeiro, está sendo depositado a confiança em um colaborador corrupto e que não valoriza o negócio que trabalha.
Para que esse tipo de ocorrência não aconteça, determine os limites e comunique de forma clara para a equipe quais são eles. Quais tipos de gastos a empresa vai fazer o reembolso, e quais serão de responsabilidade do colaborador? Existe um limite máximo para o reembolso?
Aproveite, também, para inserir boas práticas na cultura. A política de reembolso significa uma tranquilidade para o trabalhador — ele tem a certeza que poderá realizar com qualidade todas as suas demandas, pois todo o dinheiro será devolvido.
4. Tenha um processo de documentação eficiente
Para que a política de reembolso seja eficaz, é necessário que todo o processo seja bem documentado. Lembrando que isso deve ser aplicado para as duas partes: os colaboradores e a empresa.
Os empregados, para pedir o reembolso, devem fazer a entrega de relatório de gastos e notas fiscais comprovando os valores.
Dependendo da ocasião, não é possível apresentar a nota fiscal, então uma justificativa pode ser suficiente. Por exemplo, se o colaborador precisou comer em um local que não emitisse nota fiscal, apenas cupom fiscal demonstrando os gastos.
Por outro lado, a empresa precisa registrar o pagamento efetuado sobre cada reembolso. Desta forma, impede-se que, anos depois, um ex-funcionário venha abrir um processo por “despesas não reembolsadas”.
Uma possibilidade valiosa é utilizar a tecnologia principalmente meios digitais para arquivar a documentação relacionada aos reembolsos. Isso torna tudo mais prático e seguro.
Quais as principais vantagens de se adotar uma política de reembolso
Citamos, ao longo do artigo, os benefícios de se ter uma política de reembolso. Neste momento, gostaríamos de ressaltar a proteção e reforço do controle financeiro como as principais.
Quando o colaborador apresenta notas ou cupons fiscais, relatórios e outros documentos que comprovam os gastos efetuados e a empresa mantém esse registro arquivado junto ao pagamento do reembolso, evita que se abra uma brecha para possíveis processos. Além disso, essa ação contribui para o histórico de gastos, facilitando diminuir custos das próximas viagens da equipe e o planejamento estratégico anual.
Se na sua empresa os colaboradores se movimentam bastante entre viagens, note que a política de reembolso é parte fundamental desse processo.
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