A informatização dos documentos fiscais está fazendo com que os empreendedores modifiquem alguns de seus processos internos. Um deles é relativo à NFe (nota fiscal eletrônica). A dúvida que surge é sobre se vale a pena apostar em um emissor de nota fiscal gratuito ou pago.
Os dois sistemas funcionam de maneira um pouco diferente.Sendo assim, no post de hoje vamos indicar as características e as vantagens de cada um deles. Assim, você poderá definir qual é a melhor opção para o seu caso. Também falaremos sobre nota fiscal eletrônica para que você conheça mais detalhes sobre ela.
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Então, que tal saber mais sobre o assunto? Acompanhe!
Informações gerais sobre a NF-e
A NF-e foi criada em 2005. O DANFE não é nota fiscal, é o documento auxiliar da nota fiscal eletrônica e serve para acompanhar a mercadoria, ajudar na escrituração de operações que são registradas na NF-e e contém a chave de acesso (com 44 números, essa chave permite consultar informações sobre a NF-e).
A NF-e é o arquivo digital XML, que deve ser armazenado por 5 anos e ser válido (essa validade é garantida pela assinatura digital). Toda movimentação com a nota deve ser autorizada pela SEFAZ.
Diante de problemas que atrapalhem a emissão da NF-e, você pode utilizar as soluções de contingência: SCAN (Sistema de Contingência do Ambiente Nacional), Formulário de Segurança e DPEC (Declaração Prévia de Emissão em Contingência).
Emissor de nota fiscal pago x gratuito
Em 2016, a notícia de que o emissor gratuito de NFe seria descontinuado deixou muitos empreendedores assustados por terem que contratar um serviço extra.
A Secretaria da Fazenda de São Paulo (Sefaz/SP), porém, optou por manter o programa funcionando normalmente.
Com essa opção, é preciso se perguntar sobre as diferenças e características dos sistemas pago e gratuito. Vamos ver cada um deles.
Emissor gratuito
Esse sistema é oferecido pela Sefaz/SP e utilizado por todos os estados brasileiros. A opção é válida para as áreas de indústria e comércio. Para prestação de serviços, quem pode oferecer essa alternativa é a prefeitura do município.
Vale a pena destacar que existem outros sistemas gratuitos na internet. Em qualquer dos casos, o usuário pode baixar o programa e instalá-lo no computador ou utilizá-lo exclusivamente de forma on-line. A grande vantagem desse sistema é a gratuidade.
Por outro lado, não há certeza de que os dados estão totalmente seguros. Outro problema é que o emissor gratuito possui funcionalidades padronizadas, ou seja, não é possível adequá-las conforme as necessidades do seu negócio.
Emissor pago
Esse é um sistema mais customizável e que oferece diferentes ferramentas.
Em boa parte dos casos, a emissão de nota fiscal é uma opção dentro do software de gestão financeira. Ou seja, por meio de um mesmo programa você consegue emitir as NFe, controlar o estoque, o financeiro, organizar os documentos fiscais etc.
Outras vantagens do emissor pago são:
- segurança garantida: existe um contrato formal com a empresa que oferece o sistema, o que assegura a segurança dos dados;
- serviços agregados: há a possibilidade de personalizar o programa conforme as necessidades da sua empresa. Alguns exemplos de funções extras são a portabilidade entre bancos de dados e sistemas operacionais, melhor performance e escalabilidade, uso dos certificados digitais A1 e A3 para emissão das NFe, entre outros;
- suporte: é possível obter ajuda quando algum problema ocorrer;
- não limitação na emissão de NFe: existe uma limitação para emitir as notas nos sistemas pagos, enquanto nos gratuitos costuma ser totalmente liberado;
- integração das informações: pode-se reaproveitar as informações já digitadas anteriormente, o que facilita a emissão das NFe e diminui o retrabalho.
O emissor gratuito, portanto, é um sistema mais moderno e inteligente. Ele agrega mais funcionalidades e já conta com o certificado digital. Você não precisa fazer um investimento extra para garantir a validade jurídica do seu documento fiscal.
De quebra, ainda garante resultados mais precisos e agiliza os processos internos do seu negócio. Com isso, é possível concentrar-se nas funções estratégicas e garantir crescimento mais saudável da sua empresa.
Em resumo, o sistema pago é mais eficiente e traz mais opções. Entretanto, é importante que você pesquise o assunto para escolher efetivamente qual é o modelo mais adequado para a sua situação.
O melhor emissor de nota fiscal
Vejamos agora algumas dicas que vão facilitar sua vida na hora de escolher um emissor de nota fiscal.
Pesquise e compare
Por meio dos buscadores, você pode fazer uma “varredura” completa e conhecer a maior parte dos emissores fornecidos no mercado. Sempre que julgar conveniente, faça uma análise mais detalhada sobre o produto e o fabricante.
Vale a pena analisar os comentários de outras pessoas sobre o emissor. Assim, será possível ter uma noção mais equilibrada sobre o quanto ele realmente é bom ou o quanto seu fornecedor é confiável.
A comparação é uma forma eficaz de tirar conclusões sobre qual é o melhor emissor para sua empresa. Compare as funcionalidades oferecidas, se existe um limite para a emissão de notas fiscais, se serão fornecidos suporte técnico e treinamento, como serão realizadas as atualizações e outras coisas.
Backup
Essa funcionalidade do emissor de nota fiscal merece ser considerada à parte. Armazenar os documentos fiscais é uma obrigação acessória. Assim, informe-se sobre o modo como o software efetua o backup dos arquivos XML. Os backups automáticos são uma garantia contra perdas e evitam problemas com a Receita Federal e outros órgãos fiscalizadores do governo.
Treinamento e suporte técnico
Não basta comprar um bom produto, é preciso que o fornecedor ofereça suporte técnico de qualidade e treinamento. Os emissores de nota fiscal pagos não são cópias do emissor de nota fiscal gratuito, portanto cada um pode ter suas próprias características. Para evitar problemas nas operações de emissão, os usuários devem receber um treinamento para evitar erros.
Outro ponto a considerar é o suporte técnico que o fornecedor oferecerá. Assim, diante de problemas técnicos, o gestor e seus funcionários não ficarão sem socorro.
Instalado x online
Esse ponto depende de cada gestor. Talvez, você prefira um emissor que seja instalado. Mas considere as vantagens de ter um emissor na nuvem.
Primeiramente, os custos serão menores já que o sistema não requer equipamentos, nem espaço. Trata-se, na verdade, de um serviço prestado (software como serviço). Emissores online gastam aproximadamente 1/3 do tempo que o emissor de nota fiscal gratuito gasta para emitir uma NF-e — ou seja, velocidade é uma de suas qualidades.
Outra vantagem em relação ao emissor instalado é que o software na nuvem pode ser acessado de qualquer local e de qualquer computador (ou notebook, laptop, tablet, smartphone). Você só precisa ter acesso à internet.
A segurança também conta, pois os backups são automáticos, podendo salvar cópias em servidores diferentes. Além disso, o emissor na nuvem usa mecanismos como a criptografia e senhas fortes para garantir a segurança dos dados.
Para calcular os impostos, o software na nuvem baseia-se em predefinições e no cadastro de produtos, oferecendo resultados exatos.
Agora que você já entendeu as diferenças entre o emissor de nota fiscal pago e o gratuito, assine a nossa newsletter e tenha acesso a mais conteúdos relevantes para o seu negócio!
