A gestão de compras é fundamental para a sustentabilidade de um negócio. Desse modo, investir em um software de compras é uma alternativa bastante atrativa para otimizar todo o setor e os resultados da empresa.
Quer saber como funciona essa solução e de que maneiras ela pode melhorar o desempenho dos seus times? Então, está na hora de ir um pouco mais a fundo no assunto. Aproveite nossas dicas e fique de olho para não perder nenhum detalhe. Boa leitura!
Como funciona um software de gestão de compras?
A gestão de compras é a parte do negócio que garante as estratégias certas para que uma empresa disponha de todos os recursos que necessita, sem sobrecarregar o setor financeiro nem desperdiçar materiais e dinheiro. É do setor a responsabilidade de negociar com todos os fornecedores e distribuidores, acordando os melhores preços, condições de pagamento e prazos de entrega.
Desse modo, utilizar um software que possibilite fazer toda essa gestão de forma integrada é uma maneira de garantir que as equipes sempre terão todos os itens de que necessitam à disposição. Isso vale para os materiais de escritório, itens de consumo, produtos para serem revendidos, matéria-prima e assim por diante.
Quando essa atividade não é executada de maneira eficiente, toda a empresa paga por isso. O negócio pode perder vendas importantes, atrasar seus prazos de entrega, ter que arcar com prejuízos financeiros e até ter a sua imagem fragilizada diante dos consumidores.
Agora, quando um software de gestão de compras consegue abranger todas as atividades do setor de forma eficiente, ele acaba servindo como um verdadeiro antídoto contra todos esses “males”. Isso porque, além de precisar operacionalizar todas as transações de compra, é fundamental que exista alguém por trás do setor encabeçando as melhores estratégias para isso.
Sim, o setor de compras pode atuar de forma estratégica para impulsionar os bons resultados da empresa. Geralmente isso acontece quando o gestor identifica os melhores momentos de efetuar as compras, os argumentos mais persuasivos no decorrer de uma negociação ou até mesmo desenvolver táticas para comprar itens por preços menores, aproveitando sazonalidades e outros fatores.
Porém, como você deve imaginar, todas essas decisões precisam ser tomadas tendo como referência uma boa base de dados. E esses dados são gerados, organizados e analisados através do sistema de gestão, que acaba fornecendo insights valiosos para o gestor.
Quais são as vantagens de usar esse tipo de software?
Antes de se dar por convencido de que a sua empresa precisa realmente de um software de gestão de compras, queremos convidá-lo a conhecer alguns dos benefícios mais recorrentes de quem usa esse tipo de solução. Gostou da ideia? Então, fique de olho!
Otimização de processos
A primeira grande vantagem é a otimização daqueles processos mais repetitivos e mecânicos, que podem ser facilmente automatizados por um software de gestão. É o caso das cotações de preços, da emissão de relatórios, da atualização das contas a cada nova compra e assim por diante. Tudo isso ganha agilidade, dando à equipe tempo disponível para cuidar de aspectos mais importantes do negócio.
Rastreabilidade
Outro benefício que merece ser destacado é que se torna muito mais fácil rastrear as informações de compra dentro das empresas. E isso vai desde uma demanda (como um estoque abaixo do valor mínimo) até o pedido efetivado junto aos fornecedores. Assim, a empresa consegue evitar desperdícios com pedidos excessivos e melhora a gestão de contas.
Facilidade na emissão de relatórios
Organizar as notas emitidas pela empresa e pelos fornecedores, além de ordenar toda essa documentação física pode ser desafiador. Com um sistema digital, tudo é automaticamente organizado pelo próprio software, que arquiva os documentos e ainda por cima permite emitir relatórios úteis com base nas informações contidas neles.
Redução de custos
Não é difícil prever que tantos benefícios também contribuam significativamente para que os custos do negócio sejam enxugados, não é mesmo? Apesar de demandar um investimento inicial, um software de gestão de compras vai evitar muitos gastos desnecessários, permitindo que a empresa só compre o que precisa e quando realmente precisa, sem acumular despesas.
O que considerar ao escolher seu software gestão de compras?
Para escolher em que software de gestão de compras apostar para otimizar os processos da sua empresa, será necessário adotar alguns cuidados. A seguir, listamos os principais deles para que você tenha em mente o que considerar. Confira!
Opte por sistemas já conhecidos
A primeira dica diz respeito a manter a sua atenção sobre sistemas que já estão em funcionamento há algum tempo. Eles certamente já passaram por ajustes e aprimoramentos que vão contar muito para a eficiência da sua gestão de compras.
Além disso, observe se o atendimento foi prestado com segurança; se o vendedor disponibilizou informações suficientes sobre a empresa, sua trajetória e resultados alcançados; se os canais de atendimento fornecem respostas rápidas e assim por diante. Isso pode ajudar na hora que você tiver que escolher entre diferentes opções.
Pesquise sobre o sistema
O site do fornecedor contém informações relevantes sobre o sistema? Existe algum depoimento de clientes que já usaram a ferramenta e tiveram bons resultados? Há algum tipo de teste gratuito disponível para que você conheça as funcionalidades?
Essas são perguntas importantes quando você está pesquisando diferentes softwares de gestão de compras e podem contribuir para acabar com as suas dúvidas. Além da negociação com o vendedor, pesquise a empresa e as avaliações do sistema na internet.
Vá além do critério financeiro
Encontrar um software para gestão de compras com um custo baixo e que você possa manter ao longo do tempo é importante, mas isso não pode colocar em risco a qualidade do serviço que você está contratando. Lembre-se: ele precisa realmente solucionar o problema da sua gestão de vendas.
Por isso, vá além do preço do software e avalie o seu custo-benefício. Muitas vezes, um sistema um pouco mais caro conta com mais funcionalidade, atualizações mais frequentes e até mesmo um serviço assistencial mais satisfatório.
Pensando em uma solução que satisfaça as principais necessidades dos nossos clientes, a Everflow desenvolveu um software completo (ERP) para gestão de empresas prestadoras de serviço que contempla o requisito de software de gestão de compras. Nós queremos facilitar a rotina de pequenas e médias empresas, impulsionando os seus resultados e promovendo crescimento eficiente.
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