O setor de serviços ganha cada vez mais importância na economia brasileira e, atualmente, representa aproximadamente 70% do PIB do país. Hoje, o segmento funciona como um verdadeiro motor na criação de empregos no Brasil, mas para que as empresas do ramo atuem de forma ainda mais eficiente, é fundamental investir em uma ferramenta muito importante: a ordem de serviço.
Nesse artigo, vamos tratar sobre a importância de fazer uma ordem de serviço eficiente, além de indicar para você alguns componentes básicos que não podem faltar. Se você busca otimizar seus processos, evitar falhas de comunicação e aprimorar o atendimento ao cliente, continue lendo e descubra os benefícios que uma ordem de serviço pode proporcionar ao seu negócio.
O que é ordem de serviço?
A ordem de serviço é um documento fundamental para as empresas prestadoras de serviços. De forma resumida, ela serve não apenas para registrar os dados de um serviço, mas também para indicar os materiais, a mão de obra necessária, prazos e outros detalhes relevantes para a execução do mesmo.
Com o avanço da tecnologia, a ordem de serviço digital vem ganhando destaque. Esse modelo vem substituindo a tradicional ordem de serviço em papel, que muitas vezes é ineficiente e limitada.
A ordem de serviço digital possibilita a personalização de documentos, facilita o armazenamento e a consulta de informações, além de oferecer maior agilidade e mobilidade para os colaboradores no campo.
Vamos abordar na sequência os tipos de ordens de ordem de serviço e como montar uma do zero.
Quais os tipos de ordem de serviços?
Existem diferentes tipos de ordens de serviço, cada um com sua finalidade. Conheça alguns dos principais tipos:
Ordem de Serviços NR1
A ordem de serviço NR1 é utilizada para estabelecer medidas de controle e prevenir acidentes, fornecendo orientações sobre os procedimentos a serem seguidos pelos colaboradores em seu ambiente de trabalho.
Ordem de Serviços de Prevenção
Esse tipo de ordem de serviço é utilizado para vistorias periódicas em equipamentos, sistemas ou instalações, evitando problemas futuros, reduzindo custos com reparos emergenciais.
Ordem de Serviços Corretiva
Ela tem como objetivo descrever o diagnóstico de um possível problema em um equipamento ou serviço e as ações necessárias para sua resolução, incluindo, por exemplo, o acionamento de garantia quando aplicável.
Ordem de Serviços de Instalação
Esse tipo de ordem de serviço é utilizada para registrar as atividades relacionadas a instalações iniciais, e é fundamental para garantir que todos os procedimentos sejam seguidos corretamente, evitando erros e proporcionando um serviço de qualidade aos clientes.
A escolha do tipo de ordem de serviço a ser utilizado dependerá das necessidades e particularidades de cada empresa e do serviço prestado.
Quais as vantagens em utilizar a ordem de serviço?
A ordem de serviço é uma solução prática e eficiente para prestadores de serviço em diversos segmentos. Confira abaixo algumas das principais vantagens da ordem de serviço:
Organização Simplificada
A ordem de serviço permite organizar todos os serviços que devem ser prestados. Com essa organização, é mais fácil localizar e acessar dados de serviços prestados, evitando a perda de informações.
Controle Preciso das Atividades
Por meio da ordem de serviço, é possível agrupar as suas tarefas durante a execução do serviço. Etapas como separação de materiais, visitas técnicas e testes de qualidade podem ser facilmente gerenciadas, e garantindo que nada seja deixado de lado.
Auditoria de Dados
Quando um cliente necessita de informações ou a empresa precisa de um relatório de desempenho, a ordem de serviço permite a auditoria de serviços. Dessa forma, é possível acessar históricos de serviços, identificar problemas em instalações anteriores e até mesmo verificar informações sobre garantia do serviço prestado.
Integração entre setores
A ordem de serviço permite a integração entre diversos setores da empresa como estoque, compras e financeiro, centralizando e facilitando os processos internos.
Personalização
A ordem de serviço pode ser facilmente personalizada de acordo com a identidade da empresa. Logotipos e informações específicas podem ser incorporados ao documento.
Dessa forma, fica claro que o desenvolvimento de uma ordem de serviço eficiente é essencial tanto para o empregado quanto para a empresa. Para os funcionários, o documento servirá como base de consulta; a companhia, por sua vez, poderá utilizá-lo como registro de suas atividades para fins de gestão de ativos.
Como fazer uma ordem de serviço?
Uma ordem de serviço pode ter diversos formatos, porém algumas informações são importantes para manter a gestão organizada e constante. Abaixo, destacamos os principais elementos que devem constar em uma ordem de serviço:
Dados do cliente
Informações do cliente, como nome, endereço e telefone. Esses dados são fundamentais para manter um registro detalhado de cada cliente atendido.
Descrição do serviço
Indicar o tipo de serviço a ser executado (instalação, manutenção etc), descrevendo detalhadamente as tarefas que serão realizadas.
Cronograma de execução
Definir a data e o horário previstos de início e término do serviço. Essa informação é importante para garantir que o cronograma de sua equipe de instalação e possíveis materiais utilizados em campo.
Equipe responsável
Indicar o responsável e os auxiliares serão designados pela execução do serviço.
Materiais necessários
Listar os materiais que serão utilizados durante a execução do serviço. Essa informação é importante para não ter problemas de estoque em algum projeto.
Ativos Utilizados
Registrar os ativos que serão mobilizados durante o serviço. Isso inclui equipamentos, ferramentas e outros recursos que serão utilizados para a execução do serviço.
Apontamento de horas
Fazer o registro do horário de início e término das atividades realizadas pela equipe. Esse apontamento de horas é importante para calcular os custos operacionais do projeto.
Registros fotográficos
Incluir fotos antes, durante e após a execução do serviço. Esses registros fotográficos são úteis para verificar a qualidade do trabalho realizado e podem servir como prova de qualidade do serviço prestado.
Informações financeiras
Inserir informações relacionadas ao faturamento, da venda do serviço ou dos materiais utilizados. Esses dados permitem avaliar se a ordem de serviço foi lucrativa e acompanhar a saúde financeira do negócio.
Sistema para gerenciar ordem de serviço digital
Com um sistema para gerenciar ordens de serviço digital, a empresa pode abandonar de vez as ordens de serviço manuais e usufruir de diversos benefícios que vão desde a automatização de tarefas repetitivas até a integração com outras áreas da empresa. Abaixo, destacamos alguns benefícios de considerar um sistema de gestão integrada para sua empresa:
1. Fácil Acesso: Uma ordem de serviço digital permite o acesso em diversos dispositivos. Isso facilita a consulta e atualização das informações em tempo real.
2. Relatórios: Um sistema de gestão integrada disponibiliza diversos relatórios para facilitar a tomada de decisão da empresa. Desde relatórios de produtividade até relatórios mais específicos, como gestão de estoque de equipes de campo.
3. Integração: O sistema ERP permite a integração das ordens de serviço com outros módulos do sistema, como financeiro e estoque. Essa integração permite uma visão ampla do negócio.
4. Personalização: A ordem de serviço digital pode ser personalizada com o logo e as informações da empresa, transmitindo uma imagem profissional e padronizada aos clientes.
Gostou da nossa matéria? Já aplica a ordem de serviço em sua empresa ou pretende aplicar? Nos conte sua experiência nos comentários abaixo.
