A gestão facilities é uma área estratégica para qualquer empresa que busca eficiência, segurança e bem-estar em seu ambiente de trabalho. Ela engloba o gerenciamento de todos os recursos e serviços que dão suporte ao negócio principal, desde a manutenção predial até a limpeza e segurança. Com a transformação digital, a gestão facilities também está evoluindo, e a digitalização do controle predial se tornou uma necessidade para empresas que desejam se manter competitivas.
A gestão predial digital permite um controle muito mais preciso e eficiente de todas as atividades relacionadas ao edifício. Consequentemente, a gestão facilities se torna mais proativa e menos reativa, antecipando problemas e otimizando recursos. Portanto, investir em uma solução de gestão predial digital é fundamental para empresas que buscam excelência em facilities management.
O que é Gestão de Facilities e qual sua Importância?
A gestão facilities, ou facilities management, é a área responsável por garantir que o ambiente de trabalho seja funcional, seguro e confortável para todos os colaboradores. Como explica o Zendesk, empresa reconhecida mundialmente em soluções de atendimento, a gestão de facilities assegura um ambiente de trabalho eficiente e seguro, cobrindo serviços como limpeza, segurança, manutenção, recepção, entre outros.
A importância da gestão facilities está diretamente ligada à produtividade e ao bem-estar dos colaboradores. Um ambiente de trabalho bem gerenciado impacta positivamente na motivação da equipe, na imagem da empresa e, consequentemente, nos resultados do negócio.
Além disso, a gestão facilities moderna vai muito além da simples manutenção predial. Ela envolve o planejamento estratégico do uso dos espaços, a otimização de recursos, a sustentabilidade ambiental e a criação de experiências positivas para todos os ocupantes do edifício. Portanto, uma gestão facilities eficiente é um diferencial competitivo importante para qualquer organização.
Para entender como a tecnologia pode otimizar a gestão, confira nosso artigo sobre como implementar software de gestão de clientes.
Os Desafios do Controle Predial Tradicional
O controle predial tradicional, baseado em planilhas, checklists de papel e comunicação informal, apresenta diversos desafios para a gestão facilities. A falta de centralização das informações, a dificuldade de acompanhar as atividades em tempo real e a ausência de indicadores de performance são apenas alguns dos problemas enfrentados pelos gestores.
Essa falta de controle resulta em manutenções corretivas emergenciais, desperdício de recursos, falhas na comunicação e, o mais grave, riscos à segurança dos ocupantes do edifício. Além disso, a ausência de dados confiáveis dificulta a tomada de decisões estratégicas e o planejamento de melhorias.
Consequentemente, empresas que ainda utilizam métodos tradicionais de controle predial enfrentam custos operacionais mais altos, maior incidência de falhas e equipamentos, e menor satisfação dos ocupantes. Portanto, a digitalização do controle predial não é apenas uma questão de eficiência, mas também de segurança e conformidade.
A Revolução da Gestão Predial Digital
A gestão predial digital utiliza a tecnologia para automatizar e otimizar todos os processos relacionados ao controle predial. Como destaca o Produttivo, empresa especializada em software de gestão, um sistema de gestão predial permite o controle sobre os espaços, instalações, equipamentos e operações de forma totalmente digital.
Com uma solução de gestão predial digital, é possível centralizar todas as informações em um único sistema, automatizar o plano de manutenção com agendamento automático de manutenções preventivas, gerenciar equipes em tempo real através de aplicativos móveis, controlar o acesso de visitantes e prestadores de serviço, e monitorar o consumo de recursos como água e energia.
Principais Funcionalidades da Gestão Predial Digital
Centralização de Informações
A gestão predial digital permite que todas as informações relacionadas ao edifício sejam armazenadas em um local centralizado. Contratos, plantas, manuais de equipamentos, histórico de manutenções, tudo fica disponível de forma organizada e acessível para toda a equipe de facilities management.
Automação do Plano de Manutenção
Uma das principais vantagens da gestão predial digital é a automação do plano de manutenção preventiva. O sistema gera automaticamente as ordens de serviço, agenda as atividades e envia notificações para a equipe responsável, garantindo que nenhuma manutenção seja esquecida.
Gestão de Equipes em Tempo Real
Através de aplicativos móveis, a gestão facilities pode acompanhar em tempo real a localização e o status das atividades das equipes de campo. Isso permite uma melhor distribuição de tarefas e uma resposta mais rápida a emergências.
Controle de Acesso Inteligente
A gestão predial digital inclui o controle de acesso de visitantes e prestadores de serviço, com registro de entrada e saída e controle de acesso a áreas restritas, aumentando a segurança do edifício.
Para saber mais sobre como otimizar o tempo da sua equipe, leia nosso artigo sobre estratégias eficazes para gestão de tempo.
Benefícios da Digitalização do Controle Predial
A adoção de uma solução de gestão predial digital traz inúmeros benefícios para a gestão facilities:
Aumento da Eficiência Operacional
A automação de processos e a melhoria na comunicação resultam em um aumento significativo da produtividade da equipe. Com a gestão predial digital, as tarefas são executadas de forma mais rápida e precisa, reduzindo o tempo gasto com atividades administrativas.
Redução de Custos
A manutenção preventiva e o controle do consumo de recursos geram uma redução expressiva nos custos operacionais. Além disso, a gestão facilities digital permite identificar oportunidades de economia e otimização de recursos.
Maior Segurança e Conformidade
O controle rigoroso das manutenções e o registro de todas as atividades garantem a segurança dos ocupantes e a conformidade com as normas técnicas. A gestão predial digital facilita a geração de relatórios de conformidade e auditorias.
Tomada de Decisão Baseada em Dados
Os relatórios e dashboards gerados pelo sistema fornecem informações precisas para uma tomada de decisão mais estratégica. A gestão facilities pode identificar tendências, prever necessidades futuras e planejar investimentos de forma mais assertiva.
Melhoria na Experiência do Ocupante
Um ambiente bem gerenciado, com respostas rápidas às solicitações e problemas, melhora a satisfação e o bem-estar de todos. A gestão predial digital permite um atendimento mais ágil e personalizado às necessidades dos ocupantes.
Tecnologias Emergentes na Gestão de Facilities
Internet das Coisas (IoT)
A IoT está revolucionando a gestão facilities ao permitir o monitoramento em tempo real de equipamentos e sistemas prediais. Sensores inteligentes podem detectar falhas antes que elas aconteçam, otimizando a manutenção preditiva.
Inteligência Artificial e Machine Learning
A IA está sendo incorporada aos sistemas de gestão predial digital para analisar padrões de uso, prever falhas e otimizar o consumo de energia. Consequentemente, a gestão facilities se torna mais inteligente e eficiente.
Realidade Aumentada
A realidade aumentada está sendo utilizada para treinamento de equipes, visualização de plantas e instruções de manutenção, facilitando o trabalho dos técnicos e melhorando a qualidade dos serviços.
A Solução Completa: ERP da Everflow para Gestão de Facilities
O ERP da Everflow é a solução ideal para empresas que buscam uma gestão facilities completa e integrada. Ele é o único sistema ERP com gestão de serviços integrados, oferecendo todas as ferramentas necessárias para a gestão predial digital em uma única plataforma.
Com o ERP da Everflow, você tem o controle total do seu controle predial, desde o planejamento das manutenções até a gestão financeira dos contratos. O sistema inclui funcionalidades como ordens de serviço digitais, aplicativo para equipe de campo, gestão de contratos, controle de estoque, faturamento, financeiro e muito mais.
Além disso, o ERP da Everflow oferece o checklist digital, uma ferramenta essencial para padronizar e garantir a qualidade de todos os serviços de facilities management. Para entender a importância da padronização, confira nosso artigo sobre o Checklist Digital: Essencial para Gestão Eficiente em Serviços.
Implementação da Gestão Predial Digital
Planejamento Estratégico
A implementação de uma solução de gestão predial digital requer um planejamento cuidadoso. É importante mapear todos os processos atuais, identificar as necessidades específicas do edifício e definir objetivos claros para a digitalização.
Escolha da Tecnologia Adequada
A escolha da plataforma de gestão facilities deve considerar fatores como escalabilidade, integração com sistemas existentes, facilidade de uso e suporte técnico. O ERP da Everflow atende a todos esses requisitos, oferecendo uma solução completa e confiável.
Treinamento e Capacitação
O sucesso da gestão predial digital depende do engajamento e capacitação da equipe. É fundamental investir em treinamento adequado para garantir que todos os usuários saibam utilizar o sistema de forma eficiente.
Tendências Futuras da Gestão de Facilities
O futuro da gestão facilities promete ser ainda mais inteligente e conectado. Tendências como edifícios inteligentes, sustentabilidade, bem-estar dos ocupantes e análise preditiva estão moldando o setor.
A gestão predial digital continuará evoluindo, incorporando novas tecnologias e oferecendo soluções cada vez mais sofisticadas para os desafios do facilities management. Empresas que investem agora nessa transformação estarão melhor posicionadas para o futuro.
Conclusão: O Futuro da Gestão de Facilities é Digital
A gestão facilities está passando por uma profunda transformação, e a digitalização do controle predial é o caminho para empresas que desejam se manter relevantes e competitivas. A adoção de uma solução de gestão predial digital, como o ERP da Everflow, permite uma gestão facilities mais eficiente, segura e estratégica.
A transformação digital não é mais uma opção, mas uma necessidade para empresas que desejam oferecer ambientes de trabalho modernos, seguros e eficientes. Consequentemente, o investimento em gestão predial digital se torna fundamental para o sucesso e crescimento sustentável do negócio.
Não deixe sua empresa ficar para trás. Invista na digitalização do seu controle predial e eleve o nível da sua gestão facilities. Para mais dicas sobre gestão e tecnologia, visite nosso blog.
Finalmente, quer digitalizar o controle predial da sua empresa e revolucionar sua gestão de facilities? Entre em contato conosco e descubra como o ERP da Everflow pode ser a solução ideal para o seu negócio.
