Escolher um sistema de gestão (ERP) é uma das decisões mais importantes para uma empresa prestadora de serviços. A ferramenta certa pode otimizar processos, reduzir custos e impulsionar o crescimento, enquanto uma escolha inadequada pode gerar frustração e prejuízos. Mas, afinal, quais funcionalidades um ERP para serviços deve ter obrigatoriamente para ser considerado eficiente?
Neste artigo, vamos explorar as funcionalidades essenciais que todo gestor deve buscar em um ERP para serviços, garantindo que o investimento traga o retorno esperado e transforme a gestão da sua empresa. Desde a gestão de contratos até o controle de equipes em campo, um bom sistema deve ser um parceiro estratégico para o seu negócio.
A Importância de um ERP Especializado para o Setor de Serviços
Empresas de serviços possuem particularidades que as diferenciam de outros setores, como o comércio e a indústria. A gestão de equipes externas, o controle de contratos recorrentes, a necessidade de agendamentos precisos e a mensuração da rentabilidade por projeto são apenas alguns dos desafios específicos que exigem soluções especializadas.
Portanto, um ERP genérico, que não foi pensado para essas demandas, dificilmente atenderá às necessidades do seu negócio. Um ERP para serviços, por outro lado, é desenvolvido com foco nessas particularidades. Ele oferece módulos e funcionalidades que se encaixam perfeitamente na rotina de uma prestadora de serviços, proporcionando uma gestão mais fluida e eficiente.
Para entender como a tecnologia pode otimizar a gestão, confira nosso artigo sobre como implementar software de gestão de clientes.
Funcionalidades Obrigatórias em um ERP para Serviços
Para que um ERP para serviços seja realmente eficiente, ele precisa ir além do básico (financeiro, faturamento e estoque). A seguir, apresentamos as funcionalidades que são obrigatórias para uma gestão de serviços de excelência:
1. Gestão de Contratos
A gestão de contratos é o coração de muitas empresas de serviços. Um bom ERP para serviços deve permitir o cadastro detalhado dos contratos, com informações sobre valores, prazos, reajustes, escopo dos serviços e periodicidade de faturamento. Além disso, o sistema deve automatizar o cálculo de reajustes, enviar notificações de vencimento e permitir a anexação de documentos digitais.
A TOTVS, uma das maiores empresas de tecnologia do Brasil, destaca que o gerenciamento de contratos é um recurso essencial em um sistema para prestação de serviços, pois automatiza o registro de todos os dados dos contratos com clientes.
2. Gestão de Ordens de Serviço (O.S.)
Toda a operação de campo gira em torno das ordens de serviço. O ERP para serviços deve permitir a criação, o despacho e o acompanhamento das O.S. de forma simples e intuitiva. É fundamental que o sistema permita a associação de checklists, materiais, técnicos e equipamentos a cada ordem de serviço, garantindo que todas as informações fiquem centralizadas.
Consequentemente, a gestão de ordens de serviço deve incluir funcionalidades como agendamento automático, controle de status em tempo real, histórico completo de atendimentos e integração com o faturamento para cobrança automática dos serviços prestados.
3. Aplicativo para Equipe de Campo
De nada adianta ter um sistema robusto no escritório se a equipe de campo não tiver acesso às informações em tempo real. Um aplicativo móvel integrado ao ERP para serviços é obrigatório. Através do aplicativo, o técnico deve conseguir receber as ordens de serviço, preencher checklists, registrar fotos, coletar a assinatura do cliente e dar baixa nos serviços executados.
Além disso, o aplicativo deve funcionar offline, sincronizando automaticamente quando houver conexão com a internet. Isso garante que a equipe possa trabalhar mesmo em locais com sinal de internet instável.
4. Controle de Estoque e Materiais
Mesmo em empresas de serviços, o controle de estoque é fundamental. O ERP para serviços deve permitir o controle do estoque de peças e materiais utilizados nos serviços, dando baixa automática dos itens utilizados em cada ordem de serviço. Isso evita furos no estoque, garante que o técnico sempre tenha as peças necessárias e permite uma compra mais assertiva.
Portanto, o sistema deve incluir funcionalidades como controle de estoque mínimo, alertas de reposição, rastreabilidade de materiais por ordem de serviço e relatórios de consumo por técnico ou cliente.
5. Faturamento e Financeiro Integrados
A integração entre o operacional e o financeiro é uma das maiores vantagens de um ERP para serviços. O sistema deve permitir o faturamento automático dos serviços prestados, seja a partir das ordens de serviço ou dos contratos recorrentes. Além disso, todo o controle de contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa e conciliação bancária deve ser feito dentro da mesma plataforma.
Consequentemente, essa integração elimina retrabalhos, reduz erros e proporciona uma visão financeira em tempo real do negócio, facilitando a tomada de decisões estratégicas.
6. Gestão de Compras
Um bom ERP para serviços também deve oferecer um módulo de compras completo, que permita a cotação com fornecedores, a criação de ordens de compra e o recebimento de mercadorias. A integração com o controle de estoque e o financeiro garante um processo de compras mais eficiente e controlado.
Além disso, o sistema deve permitir o cadastro de fornecedores, histórico de compras, análise de performance dos fornecedores e controle de prazos de entrega.
7. Relatórios e Dashboards Gerenciais
Tomar decisões baseadas em dados é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. O ERP para serviços deve oferecer relatórios e dashboards gerenciais que permitam analisar a rentabilidade por contrato, a produtividade da equipe, o tempo médio de atendimento, entre outros indicadores-chave.
A Sankhya, outra grande empresa de ERP no Brasil, reforça a importância da análise de rentabilidade e do fluxo de caixa consolidados e atualizados em tempo real para uma gestão eficiente.
Para saber mais sobre como otimizar o tempo da sua equipe, leia nosso artigo sobre estratégias eficazes para gestão de tempo.
Funcionalidades Complementares Importantes
CRM Integrado
Um ERP para serviços completo deve incluir um módulo de CRM (Customer Relationship Management) totalmente integrado. Isso permite o controle do histórico de relacionamento com cada cliente, segmentação de clientes, controle de oportunidades de venda e acompanhamento de leads.
Portal do Cliente
O portal do cliente é uma funcionalidade que agrega muito valor ao ERP para serviços. Através dele, o cliente pode acompanhar o andamento dos seus chamados, visualizar o histórico de atendimentos, aprovar orçamentos e até mesmo abrir novos chamados.
Gestão de Equipes
A gestão de equipes é fundamental em um ERP para serviços. O sistema deve permitir o controle de agenda dos técnicos, distribuição automática de chamados, controle de horas trabalhadas e análise de produtividade individual e por equipe.
Emissão de Notas Fiscais
A emissão de notas fiscais eletrônicas deve ser nativa no ERP para serviços. O sistema deve permitir a emissão de NFSe (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) de forma automática, integrada com o faturamento e com as obrigações fiscais.
A Solução Completa: ERP da Everflow para Serviços
O ERP da Everflow foi desenvolvido pensando em cada uma das necessidades das empresas prestadoras de serviços. Ele é o único sistema ERP com gestão de serviços integrados, oferecendo todas as funcionalidades obrigatórias listadas acima e muito mais, em uma única plataforma.
Com o ERP da Everflow, você tem a gestão completa da sua empresa na palma da sua mão. Desde a gestão de contratos e ordens de serviço, passando pelo aplicativo para equipe de campo, controle de estoque, faturamento, financeiro, compras e relatórios gerenciais. Tudo integrado, online e fácil de usar.
Além disso, o ERP da Everflow oferece funcionalidades exclusivas, como o checklist digital, que garante a padronização e a qualidade dos seus serviços. Para entender a importância da padronização, confira nosso artigo sobre o Checklist Digital: Essencial para Gestão Eficiente em Serviços.
Como Escolher o ERP Ideal para sua Empresa
Na hora de escolher um ERP para serviços, é importante considerar alguns fatores além das funcionalidades:
Facilidade de Uso
O sistema deve ser intuitivo e fácil de usar. Uma interface complicada pode gerar resistência da equipe e reduzir a produtividade. Portanto, priorize soluções que ofereçam uma experiência de usuário agradável e treinamento adequado.
Suporte Técnico
Um bom suporte técnico é fundamental. Verifique se o fornecedor oferece suporte via telefone, chat ou e-mail, e qual é o tempo médio de resposta. Além disso, certifique-se de que há documentação completa e materiais de treinamento disponíveis.
Escalabilidade
O ERP para serviços deve crescer junto com sua empresa. Verifique se o sistema suporta o aumento do número de usuários, clientes e transações sem perda de performance.
Segurança
A segurança dos dados é fundamental. Certifique-se de que o ERP para serviços oferece backup automático, criptografia de dados e controle de acesso por usuário.
Tendências Futuras dos ERPs para Serviços
O futuro dos ERPs para serviços promete ser ainda mais inteligente e automatizado. Tendências como inteligência artificial, machine learning e Internet das Coisas (IoT) estão sendo incorporadas aos sistemas de gestão, permitindo não apenas o controle das operações, mas também a previsão de problemas e a otimização automática de processos.
Além disso, a integração com tecnologias como realidade aumentada e análise preditiva promete revolucionar ainda mais a gestão de serviços. O ERP da Everflow está constantemente evoluindo para incorporar essas inovações, garantindo que seus clientes sempre tenham acesso às mais modernas ferramentas de gestão.
Conclusão: A Escolha Certa para o Sucesso da sua Empresa
Escolher um ERP para serviços é uma decisão estratégica que pode definir o futuro da sua empresa. Ao optar por um sistema que ofereça todas as funcionalidades obrigatórias, você garante uma gestão mais eficiente, reduz custos, aumenta a produtividade e, consequentemente, a satisfação dos seus clientes.
Não se contente com sistemas genéricos que não entendem as particularidades do seu negócio. Invista em um ERP para serviços especializado e tenha a tranquilidade de saber que sua empresa está amparada pela melhor tecnologia.
Para mais dicas sobre gestão e tecnologia, visite nosso blog. Quer conhecer na prática todas as funcionalidades que um ERP para serviços deve ter? Entre em contato conosco e agende uma demonstração do ERP da Everflow. Descubra como podemos transformar a gestão da sua empresa de serviços.
