Todo negócio, independentemente da sua área de atuação, deve fazer um planejamento de processos para prosperar. Com o auxílio de um software de gestão, administrar os negócios, aumentar a receita e reduzir custos se tornou um processo muito mais fácil, ainda mais com um ERP em nuvem.
O ERP em nuvem pode ser uma alternativa tecnológica de fácil acesso e trazer grandes vantagens para a sua empresa. Por isso, preparamos este post para esclarecer as dúvidas frequentes relacionadas ao sistema, abordar suas funcionalidades, mostrar as vantagens de ter um ERP em nuvem e muito mais. Acompanhe!
Resposta rápida: ERP na nuvem é o sistema de gestão que roda no servidor do fornecedor e é acessado pela internet, sem comprar servidor nem manter TI própria. A diferença para o ERP local está em quem hospeda, atualiza e faz o backup. Para prestador de serviço com equipe externa, a Everflow é um ERP em nuvem com app de campo que funciona offline e sincroniza quando o sinal volta.
O que é um ERP na nuvem?
O ERP nuvem é um sistema que faz a integração de todas os setores de uma organização em uma única plataforma. O propósito desse software é melhorar a gestão de processos para o desenvolvimento do negócio.
No mercado, é possível encontrar esse tipo de serviço em dois formatos: o ERP local e sua versão em nuvem. O primeiro é o mais tradicional, pois necessita ser instalado internamente na empresa e depende de uma equipe de TI para instalação e manutenção da plataforma.
Por outro lado, o ERP em nuvem usa a tecnologia de Cloud Computing para armazenar os dados em um servidor online, sem a necessidade de direcionar mais esforço para manter e instalar o software.
Confira: 5 cuidados importantes ao realizar a implantação de ERP
Como funciona um software de gestão em nuvem?
O Enterprise Resource Planning é um sistema de gestão que integra todas as áreas da organização em uma única plataforma. Sua versão tradicional (também conhecida como on premise) é instalada no servidor da própria companhia, onde a equipe de TI fica responsável pelo seu monitoramento.
Nesse sistema, é necessário gerenciar o data center e implementar o programa em todas as subsidiárias. O ERP local é utilizado em computadores por meio de conexão VPN, exigindo atualizações regulares.
Com o objetivo de superar esses desafios das organizações, o ERP em nuvem surgiu para otimizar tempo e investimento. Na prática, o sistema possui três partes interligadas:
- Aplicação: onde os dados são incorporados no software e serão utilizados na operação da companhia;
- Banco de dados: onde são armazenadas todas as informações da empresa;
- Framework: permite a personalização do sistema para customização da ferramenta de acordo com as necessidades.
Para acessar o banco de dados, o usuário dependerá apenas de informações como usuário e senha cadastrados, além da liberação para uso remoto. Simples, acessível e descomplicado: esse é o ERP em nuvem!
Qual a diferença entre ERP em nuvem e ERP local?
A principal diferença entre o sistema ERP local e ERP em nuvem é que, no caso do ERP local, o sistema fica instalado no hardware e nos servidores da empresa, sendo administrado por uma equipe de TI própria. Já o ERP em nuvem é prestado como um serviço de assinatura.
Em um formato de gestão ERP na nuvem, as informações da organização ficam no servidor do fornecedor e podem ser acessadas somente com acesso à internet.
Quais as vantagens e desvantagens do sistema ERP em nuvem?
O ERP na nuvem é um sistema muito vantajoso, pois não necessita de manutenção de servidores, sistemas operacionais e gastos com atualização. Inclusive, o software possui diversas outras vantagens, confira algumas:
Redução de custos com infraestrutura
O maior benefício do uso desse sistema em nuvem é a otimização do tempo no desenvolvimento de várias tarefas, que diminui a necessidade de impressão e, consequentemente, se torna mais sustentável.
A organização também reduz os custos, pois não será necessário utilizar um servidor local, já que o data center não faz parte da sua infraestrutura, mas do fornecedor.
Agilidade na utilização
Inevitavelmente, a empresa que tem o ERP na nuvem possibilita uma rotina de trabalho mais ágil. Isso porque o sistema conecta as áreas e os departamentos, melhorando a comunicação interna e aumentando a produtividade.
Mais segurança na informação
Utilizando o ERP em nuvem, o fornecedor do sistema é encarregado por toda a questão técnica de segurança e armazenamento dos dados, assegurando a sua integridade.
Além disso, em geral o backup fica a cargo do fornecedor e entra na mensalidade. Confirme isso no contrato. A organização previne a perda de registros e não descarta o armazenamento de arquivos desnecessários e, inclusive, impressos.
Mobilidade
Os funcionários da empresa podem utilizar os sistemas armazenados na nuvem de qualquer local e a qualquer hora, necessitando apenas do acesso à internet e a liberação de acesso ao ERP.
Embora um sistema ERP em nuvem ofereça muitos benefícios, o sistema pode trazer algumas desvantagens, como a dependência de internet, a transferência de dados a partir de sistemas tradicionais e instabilidades no servidor do provedor. No entanto, esse tipo de desvantagem pode ser solucionada com agilidade ao acionar os times de TI que auxiliam o provedor desse sistema.
Você sabe o que é uma ordem de serviço? Descubra sua importância e aprenda como emitir!
ERP na nuvem x ERP local: o que muda para a empresa de serviços
A diferença central é quem cuida do sistema. No ERP local, a empresa compra, instala, atualiza e protege tudo. No ERP na nuvem, o fornecedor faz isso e a empresa usa por assinatura. A tabela mostra o que muda no dia a dia.
| Critério | ERP local | ERP na nuvem |
|---|---|---|
| Onde roda | Servidor da própria empresa | Servidor do fornecedor, acessado pela internet |
| Quem mantém e atualiza | A equipe de TI da empresa | O fornecedor |
| Backup | Rotina própria, a cargo da TI | Em geral a cargo do fornecedor. Confirme no contrato |
| Acesso do técnico em campo | Depende de VPN e de infraestrutura interna | Pelo navegador ou pelo app, de qualquer lugar com internet |
| Sem sinal | Depende da solução e da rede | O app de campo da Everflow funciona offline e sincroniza depois |
| Crescimento | Compra de hardware e de licenças | Novos usuários entram na assinatura |
| Entrada | Servidor, licença e instalação | Assinatura mensal, sem servidor próprio |
| Quando faz sentido | Exigência de manter os dados em servidor próprio, com TI dedicada | Equipe externa, TI enxuta e operação em crescimento |
O que pesa para quem tem equipe externa
O técnico precisa atualizar o status da OS, pedir material e preencher o checklist no local do serviço, de um celular ou tablet. Com o ERP local, isso exige VPN e infraestrutura que a empresa precisa manter. Na nuvem, o escritório vê o que o campo registrou assim que o dado sincroniza. Vale para eletricista, instalador solar e equipe de cabeamento ou redes.
A nuvem tem um ponto de atenção: depende de internet. Em obra, subsolo e telhado o sinal falha. Por isso, o que importa é o app de campo funcionar offline e sincronizar quando a conexão volta. Pergunte isso na demonstração.
Quando o ERP local ainda faz sentido
Faz sentido quando a empresa é obrigada a manter os dados em servidor próprio, tem TI dedicada e rede estável em todos os pontos de uso. Fora desse cenário, a empresa de serviços costuma gastar mais tempo mantendo servidor do que usando o sistema.
Cinco perguntas antes de decidir
- Onde ficam os dados e quem responde por eles?
- Quem faz o backup e com que frequência?
- Como chegam as atualizações do sistema?
- O que o técnico consegue fazer sem sinal?
- Como eu tiro os meus dados se quiser sair? Na Everflow, não há fidelidade.
Para a etapa seguinte, veja os cuidados na implantação de um ERP.
Quais áreas podem se beneficiar de um sistema ERP na nuvem?
Você já sabe que um software ERP em nuvem promove diversos benefícios para empresas, principalmente quando falamos de prestadoras de serviço. Conheça algumas áreas que podem se beneficiar com a implantação do ERP:
- Energia solar;
- Segurança eletrônica;
- Engenharia;
- Empreiteiras;
- Cabeamento estruturado.
Gostou deste conteúdo? Aproveite para conferir o site da Everflow para descobrir outros tipos de segmentos que podem se beneficiar com a implantação de um sistema ERP na nuvem, assim como quais módulos podem ser contemplados, como o CRM, a gestão de serviços e a gestão financeira. Até lá!
Perguntas frequentes sobre ERP em nuvem
O que é ERP em nuvem?
É o ERP hospedado na internet, acessado pelo navegador ou app, sem servidor próprio na empresa. Os dados ficam em nuvem, com atualização feita pelo fornecedor e acesso de qualquer lugar, incluindo o técnico em campo.
Qual a diferença entre ERP em nuvem e ERP local?
O local roda em servidor da própria empresa e exige infraestrutura e manutenção de TI. O em nuvem é acessado online, sem servidor próprio, com atualização e backup pelo fornecedor. Para PME de serviço, a nuvem reduz custo e libera acesso em campo.
ERP em nuvem é seguro?
Depende do fornecedor. Pergunte sobre criptografia, rotina de backup e controle de acesso por usuário. O cenário de maior risco é o servidor sem rotina de backup.
Preciso de internet para usar ERP em nuvem?
Para o escritório, sim. Para a equipe de campo, o bom ERP tem app que funciona offline: o técnico registra a OS sem sinal e sincroniza depois. No ERP da Everflow, o campo não trava quando falta internet.
Quais as vantagens do ERP em nuvem para prestador de serviço?
Acesso de qualquer lugar, sem custo de servidor, atualização automática e dados integrados entre OS, financeiro e fiscal. O técnico usa o app, o gestor vê tudo online, com implantação rápida e sem fidelidade.
