Gestão de materiais é uma peça fundamental em qualquer negócio
Em um cenário mercadológico tão competitivo, é essencial buscar soluções para otimizar os processos, a fim de ficar à frente dos concorrentes e, claro, aumentar a lucratividade da empresa.
Mesmo com tantas opções e estratégias de aceleração disponíveis, acreditamos que o básico bem feito é o primeiro passo, principalmente para empresas de pequeno e médio porte. Por isso, conte sempre com a Everflow! Nosso blog está atualizado com conteúdos incríveis sobre gestão e negócios. Aproveite!
O técnico foi ao cliente. Usou duas peças. Voltou. Ninguém registrou. No fim do mês, o estoque não fecha, a OS não tem custo de material e você não sabe se o projeto deu lucro. Esse é o problema de gestão de materiais em campo — e não tem nada a ver com planilha mal feita.
Este artigo é para prestadoras de serviço com equipe de campo: climatização, energia solar, segurança eletrônica, manutenção predial, telecom. Se seus técnicos saem com material e você não controla o que foi usado em cada OS, continue lendo.
O que é gestão de materiais?
Gestão de materiais é o controle de tudo o que entra, sai e circula no estoque da empresa — desde a compra até o uso final. O objetivo é garantir que o material certo esteja disponível no momento certo, sem excesso e sem falta.
Para uma prestadora de serviços com equipe de campo, gestão de materiais tem uma camada a mais: o material não fica só no almoxarifado. Ele vai para o veículo do técnico, é usado na OS do cliente e precisa dar baixa no momento da execução — não depois, em uma planilha separada.
Por que a gestão de materiais é diferente em empresas de serviço com campo
Em uma loja ou fábrica, o estoque é físico e centralizado. Em uma prestadora de serviços, o material circula:
- Do almoxarifado para o veículo do técnico
- Do veículo para o canteiro de obra ou endereço do cliente
- Entre técnicos, quando um repassa material para outro em campo
- De volta ao estoque, quando o técnico retorna com sobra
Cada movimentação é um ponto de falha. Se qualquer uma delas não for registrada, o estoque fica errado, o custo da OS fica incompleto e o lucro do projeto some sem rastro.
5 problemas mais comuns de controle de materiais em campo
1. Peça usada que não dá baixa
O técnico usa o material na OS, mas a baixa no estoque é feita depois, manualmente, por outra pessoa. Se esse passo é esquecido ou adiado — o estoque fica errado. Frequência: todo mês.
2. Estoque no veículo sem rastreamento
Técnico carrega material no carro como “reserva”. Esse material sai do estoque central sem vinculação a nenhuma OS. Vai para o limbo. Quando alguém procura a peça, ela “sumiu”.
3. Custo de material não entra no DRE da OS
Se a baixa de estoque não está vinculada à OS, o sistema não sabe que aquele material foi usado naquele projeto. O DRE por obra fica incompleto — e a margem calculada é falsa.
4. Compra de emergência por falta de visibilidade
Ninguém sabe o que tem em estoque com certeza. Técnico liga dizendo que precisa de uma peça urgente. Gestor compra sem saber se já tem em estoque ou no veículo de outro técnico. Custo duplicado.
5. Divergência entre OS e nota fiscal
Material usado na OS não aparece na nota fiscal porque não foi registrado. Ou aparece com valor diferente porque alguém digitou manualmente depois. Problema fiscal e de rastreabilidade.
Como funciona o controle correto: do estoque à OS
O fluxo certo é simples — mas exige que todos os módulos estejam integrados:
- OS é aberta com os materiais previstos para o serviço (orçado)
- Técnico recebe no app a lista de materiais separados para aquela OS
- Em campo, técnico registra o que foi usado de fato (realizado) — via app, offline se necessário
- Ao fechar a OS, o sistema dá baixa automática no estoque e vincula o custo de material à OS
- Gestor vê no DRE o orçado x realizado de material por projeto
O resultado: estoque sempre atualizado, custo de material rastreado por OS, margem real calculada automaticamente.
Controle de materiais por OS: o que verificar no seu sistema
| Critério | Estoque sem integração | Estoque integrado à OS |
|---|---|---|
| Baixa de material | Manual, por outra pessoa, depois da OS | Automática ao fechar a OS |
| Custo por projeto | Não disponível — cruzamento manual intenso | Calculado automaticamente — orçado x realizado |
| Material em campo | Sai do estoque sem vínculo com OS | Rastreado por técnico e por OS |
| Compra de reposição | Baseada em estimativa — risco de falta ou excesso | Baseada em consumo real por tipo de OS |
| DRE por obra | Incompleto — material não aparece por projeto | Completo — receita, mão de obra e material por OS |
Como implementar: por onde começar
Se você ainda faz gestão de materiais separada da OS, o passo mais importante não é reorganizar o estoque físico. É integrar os sistemas.
Enquanto estoque e OS vivem em ferramentas diferentes — planilha de um lado, sistema de OS do outro — o problema vai se repetir independentemente de quantas vezes você treinar a equipe.
O que uma prestadora de serviços precisa:
- Sistema com OS como módulo central, não como módulo adicional
- App de campo offline, para o técnico registrar material usado mesmo sem internet
- Baixa automática de estoque vinculada ao fechamento da OS
- Relatório de consumo por projeto — para saber quais serviços consomem mais material e ajustar o orçamento
O ERP Everflow foi construído exatamente para esse fluxo: do orçamento ao fechamento da OS, com baixa automática de estoque e DRE por projeto integrado.
Perguntas frequentes sobre gestão de materiais em serviços
Como controlar materiais usados por técnicos em campo?
Pelo app de campo: o técnico registra o material utilizado em cada OS durante a execução, com ou sem internet. Ao sincronizar, o sistema dá baixa automática no estoque e vincula o custo à OS correspondente.
Como saber o custo de material por projeto de serviço?
O custo de material por projeto só é calculado automaticamente quando estoque e OS estão integrados no mesmo sistema. A cada baixa vinculada à OS, o sistema acumula o custo realizado de material — comparando com o orçado no início do projeto.
O que é estoque por OS?
É o controle de quais materiais foram reservados, separados e efetivamente usados em cada ordem de serviço. Permite rastrear o custo de material por projeto, identificar diferenças entre orçado e realizado, e manter o estoque central atualizado automaticamente.
Como evitar que material suma sem rastreamento?
Vinculando toda saída de material a uma OS ou a uma transferência registrada. Material que sai do estoque sem referência a uma OS é o principal ponto de perda em prestadoras de serviço com equipe de campo. O sistema deve bloquear saída sem origem.
Qual sistema de gestão de materiais usar para prestadoras de serviço?
Um ERP com módulo de estoque integrado à OS — não um sistema de estoque separado. A integração entre os dois módulos é o que permite baixa automática, custo por projeto e compras baseadas em consumo real por tipo de serviço.
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