Gerenciar um negócio não é uma tarefa fácil! Afinal, independente do segmento de mercado é essencial buscar soluções e controles de gestão para garantir um presente sólido e um futuro rentável.
Para isso, são usadas diversas estratégias de gestão, como o controle de estoque que desempenha um papel crucial para o desenvolvimento de qualquer empresa. Continue lendo para obter informações sobre o conceito, os diferentes tipos de controle de estoque e como implementá-los de maneira simples e prática em sua empresa.
O que é o controle de estoque?
É uma estratégia usada para gerenciamento de materiais em uma empresa, garantindo um controle eficiente e equilibrado dos recursos. Ou seja, mantêm os materiais na quantidade necessária para que nada se perca, nem fique estocada por muito tempo.
Essa gestão pode ser feita de várias formas — desde a tradicional caderneta até os modernos sistemas de ERP — entretanto, a opção mais indicada atualmente são os softwares de gestão por conta da integração com outros setores, tecnologia, inovação e praticidade.
É importante gerir o estoque de pequenas e médias empresas?
Sim! A gestão de estoque de pequenas e médias empresas é tão importante quanto grandes empresas. Na verdade, é uma etapa essencial para conquistar retorno financeiro, alavancar crescimento e evitar que a empresa perca dinheiro.
Essa gestão se aplica em diversos contextos, auxiliando na estimativa de materiais para armazenagem, monitoramento de produtos para promoções, indicativos de precificação mais assertivos, melhor rotatividade de itens, entre outros.
No caso alimentício, por exemplo, a situação é ainda mais delicada, já que, devido à menor procura em pequenos e médios estabelecimentos, é de extrema importância analisar o prazo de validade de cada produto, evitando não só prejuízos financeiros, como também à saúde e até fechamento do local pela Vigilância Sanitária dependendo da gravidade.
Quais são os tipos de controle de estoque?
Existem vários tipos de controle de estoque, visando atender as necessidades específicas de cada modelo de negócio, tanto prestadores de serviços quanto empresas tradicionais. Confira os principais tipos:
Controle periódico
É um dos métodos mais simples de controle, indicado para empresas com produtos de giro lento ou baixo valor. Neste modelo, o estoque é contado em intervalos regulares que podem ser semanais, quinzenais ou mensais. Com os dados coletados, as quantidades de compra e venda são estimadas e traçadas para os dias subsequentes de maneira clara.
Controle perpétuo
É um dos tipos mais buscados por empresas com alta demanda de entrada/saída de produtos. Necessita de atualizações em real time para ter controle total de cada item na medida em que as transações ocorrem. Neste cenário, é imprescindível ter um sistema ERP para garantir a assertividade e precisão em todas as etapas do processo.
Controle Just-in-Time (JIT)
Conhecido como JIT, essa abordagem de controle de estoque é usada para garantir o mínimo de estoque necessário para suprir a operação. É uma boa alternativa para reduzir custos. Entretanto, exige uma gestão mais precisa da cadeia de suprimentos e relação logística entre parceiros, fornecedores e fabricantes.
Controle lote econômico de compra (LEC)
O LEC é um método usado para determinar a quantidade ideal de cada item do pedido. O principal objetivo é reduzir custos e manter o estoque ativo com o mínimo necessário para o funcionamento da operação.
Controle primeiro a entrar, primeiro a sair (PEPS)
Como o próprio nome já diz, esse tipo de controle funciona como uma fila, então, o primeiro produto que entra sempre estará na ponta para ser o primeiro produto a sair. Isso garante a eficiência e evita prejuízos e multas com produtos fora do prazo de validade ou impróprios para uso.
Se interessou pelo assunto? Temos outro conteúdo em nosso blog explicando sobre as técnicas de PEPS e UEPS para controle de estoque. Confira!
Passo a passo: como fazer controle de estoque?
O passo a passo inicial para começar a gestão de estoque é o mesmo em todos os segmentos. A única coisa que se diferencia mesmo são os produtos e algumas particularidades de cada negócio. Confira o passo a passo abaixo com as quatro principais etapas:
1. Cadastre todos os materiais
O primeiro passo é entender todos os materiais utilizados na empresa. Portanto, é necessário fazer um levantamento aprimorado dos materiais utilizados em todos os setores e, só então, cadastrar as informações.
Para o cadastro, o mais importante é que as informações sejam atualizadas, então, tanto uma planilha comum, como um sistema atendem a demanda.
2. Classifique e organize os insumos
Depois de ter feito o cadastro de todos os materiais, é hora de fazer uma separação adequada por categoria e subcategoria para cada item. Essa é uma etapa demorada, mas que garante o controle preciso de todos os itens e ainda facilita em futuras auditorias.
3. Monitore a quantidade utilizada
Principalmente quando se trata de prestação de serviços, não dá para prever com 100% de certeza a quantidade de materiais que serão usados nos meses subsequentes. Entretanto, com uma análise de dados dos últimos meses, é possível prever um número antes de informar o setor de compras.
Para fazer um planejamento adequado, o programa de gestão integrada é uma excelente solução para conectar os setores, melhorando a assertividade o fluxo de caixa. Vale a pena conhecer os benefícios de utilizar um sistema de gestão de compras.
4. Defina um fluxo de entrada e saída
O fluxo de estoque é uma atividade que envolve vários departamentos em uma empresa, sendo assim, é muito importante criar um processo lógico para que além da gestão, todos os colaboradores entendam o processo e sigam o padrão pré-estabelecido.
Isso vale desde o momento em que uma mercadoria chega até a etapa final, quando a matéria-prima é destinada à produção ou enviada para a execução do serviço.
Qual é a melhor ferramenta para controle de estoque?
Existem diversos controles de estoque disponíveis no mercado. No entanto, nem todas conseguem suprir a demanda de prestadores de serviço com efetividade.
Isso porque, devido à natureza do prestador de serviço, é crucial contar com um sistema ERP com módulos dedicados à execução do projeto, se diferenciado entre dois tipos de estoque:
- Estoque físico: reúne produtos de execução/fabricação, ou seja, aqueles que não são vendidos individualmente, mas auxiliam na prestação do serviço.
- Estoque fiscal: reúne produtos efetivamente vendidos ao cliente, que geram um documento fiscal (NF-e).
Um bom exemplo seria uma empresa de instalação de ar condicionado. Neste caso, o produto é o próprio módulo de refrigeração com motor. Só que, durante a instalação, o técnico precisa utilizar cabos, abraçadeiras e fitas isolantes, considerados produtos de execução. Portanto, faz se necessário um sistema de gestão amplo para prestação + estoque físico.
O problema é que a maioria dos sistemas ERP disponíveis no mercado controla apenas os produtos vendidos, o que significa que a saída de um produto do estoque ocorre somente quando é realizada uma venda, fator que não acontece na prestação de serviço.
Como escolher um sistema de controle de estoque para prestação de serviços?
O primeiro passo é buscar um sistema voltado para o cenário da sua empresa. Afinal, os sistemas ER para prestação de serviço são desenvolvidos para solucionar as principais dores do seu negócio.
A Flow, por exemplo, gerencia o estoque físico por meio de ordens de serviço. Ou seja, o usuário pode incluir produtos e registrar a saída do estoque através das ordens. Isso permite compreender quais produtos foram utilizados na execução de cada projeto, bem como os custos associados a eles.
Erros que iniciantes podem evitar na gestão de estoque
É normal cometer erros, principalmente no início de um novo empreendimento. Entretanto, é possível minimizar diversos problemas — até mesmo financeiros — dando à devida importância para áreas específicas da gestão, como o controle de estoque.
Veja abaixo os erros mais comuns cometidos por pequenos e médios empreendedores e faça os ajustes necessários para garantir o sucesso da sua empresa.
Acreditar que a tecnologia não é para você
A tecnologia não deve ser restrita somente a empresas de grande porte. Afinal, vamos combinar que atualmente é muito mais fácil ter todas as informações que a gente precisa na palma mãos.
Então, sem dúvidas, os softwares de ERP são ideais para centralizar todas as informações num único lugar, minimizar erros e melhorar a gestão operacional do negócio.
Manter as informações do estoque desatualizadas
“Depois eu registro”, essa frase é bem comum na área de gestão de estoque e, também, a causadora de grandes problemas. Afinal, com o fluxo de demandas e a correria do dia a dia alguns registros podem passar despercebidos.
O grande problema é que isso afeta outras áreas da empresa em função de inconsistência de informações ou até mesmo falta de lançamentos de notas fiscais e/ou notas de serviço.
Comprar mais itens que o necessário
Outro erro muito frequente relacionado à gestão de estoque é a compra de materiais ou produtos acima da quantidade necessária. É claro que algumas campanhas e promoções podem compensar, mas é preciso analisar a sazonalidade, fluxo de compra e muito mais.
Antes de sair comprando, reúna todos os dados, liste os itens com maior importância de compra e encaixe em seu orçamento já prevendo a recompra.
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