Toda empresa bem administrada tem a possibilidade de usufruir dos benefícios que um fluxo de caixa traz para a gestão e melhorar o crescimento do seu negócio. Com o uso dele, você é capaz de planejar os lucros da empresa e ter uma visão sistêmica a respeito dos seus investimentos.
Pensando em eliminar todas as suas dúvidas sobre o assunto, vamos discutir neste conteúdo sobre os impactos de um caixa descontrolado, como ele funciona e como fazer um fluxo de caixa da forma correta.
Afinal, é essencial que o gestor saiba como fazê-lo para assegurar um excelente controle financeiro. Então vamos lá!
Os impactos de um fluxo de caixa descontrolado
Estar atento a qualquer problema que possa surgir na rotina corporativa é algo fundamental, principalmente quando envolve um processo muito importante, chamado fluxo de caixa. Isso porque, ele permite que os responsáveis possam gerir o negócio de forma mais segura.
Porém, é comum que ainda ocorram alguns equívocos e o fluxo fique descontrolado e apareça os seguintes problemas:
- não ser atualizado constantemente acaba gerando instabilidade na gestão, devido ao esquecimento de lançamentos de entradas e saídas de valores;
- não categorizar os lançamentos atrapalha na visualização dos resultados e na emissão de relatórios, já que não será possível saber onde foi gerada a dívida ou o recebimento — além disso, o gestor não conseguirá tomar as decisões de maneira mais assertiva;
- com um fluxo de caixa mal estruturado ou desorganizado, pode haver a possibilidade de a empresa gastar mais do que está recebendo;
- um caixa mal gerido pode levar a investimentos em momentos errados — isso porque um lançamento mal feito pode fazer com que os gestores contem com um valor que ainda não foi recebido.
A falta de conhecimento sobre fluxo de caixa e como fazer o processo, como você pôde ver, pode ser bastante prejudicial ao negócio.
As dicas de como fazer corretamente
Agora que você já viu os reais motivos de ter um fluxo de caixa bem executado, descubra a seguir um passo a passo de como fazer um fluxo de caixa da forma correta.
Conheça a situação atual do negócio
Essa primeira etapa pode ser a mais trabalhosa, uma vez que, se o seu financeiro estiver bagunçado, fica mais complicado analisar o que a organização tem em caixa.
Após isso, é preciso determinar o período de conferência do seu fluxo de caixa — por exemplo, mensalmente ou trimestralmente. Ou seja, estabelecer o prazo em que serão realizados os lançamentos, o fechamento e a sua análise.
Desta forma, com as informações de saldo e o período de apuração em mãos, já é possível seguir em frente.
Diferencie as entradas e saídas de dinheiro
Nesta segunda etapa, será preciso diferenciar todas as entradas e saídas de dinheiro do seu negócio, receitas de clientes, doações, remuneração de funcionários, pagamento de fornecedores, aluguel, luz, internet e vários outras.
Em seguida, será necessário adicionar todos os dados obtidos em seu fluxo de caixa, assim como as datas de vencimento de cada uma das despesas e receitas.
Dessa forma, a organização e a antecipação de entradas e saídas de caixa permanece, além, é claro, de colaborarem para que os pagamentos sejam feitos dentro do vencimento, se livrando de multas e juros.
Categorize receitas e despesas
A terceira etapa se trata de uma dica, já que ao categorizar suas operações, é possível verificar e reconhecer com tranquilidade os recursos mais importantes do seu empreendimento e os principais gargalos do negócio. Simplificando, da mesma forma, as tomadas de decisões.
Essas categorias podem ser organizadas de maneira personalizada conforme a sua necessidade de análise, uma opção por exemplo, seria categorizar de acordo com os setores do seu negócio.
Mantenha um registro sobre as movimentações
Lembre-se sempre de lançar em seu fluxo o registro de qualquer novo recebimento ou, ainda, o pagamento de uma dívida. Todo valor que for movimentado durante o período precisa ser registrado.
Não se esqueça de lançar também os próximos recebimentos quando parcelado, não apenas as entradas de caixa, mas os débitos também. Isso vai colaborar para ter uma ideia melhor de como o caixa da empresa estará no próximo mês, se poderá faltar dinheiro, por exemplo.
Dê baixa em todas as saídas de caixa
Não deixe de registrar o pagamento de todas as dívidas referentes ao período. Isso porque, se esquecer de fazer esta atualização, a segurança do caixa será comprometida, pois você pode estar com um valor que não estará disponível.
Inclusive, registre também as saídas de valores que não foram consideradas no passo 2. Afinal de contas, é normal que aconteçam imprevistos e gastos de urgência ou até mesmo uma oportunidade de negócio que seja necessário mexer no caixa.
Mantenha o fluxo de caixa atualizado
Faça o possível para manter seu fluxo de caixa atualizado. Para isso, o indicado é que o manuseio seja realizado todos os dias, ou então, semanalmente. Dessa forma, não haverá risco de esquecer de lançar algum valor importante.
Conte com um sistema especializado
Use um software ou aplicativo para tornar essa rotina de manutenção do seu fluxo de caixa mais fácil. Já pensou em ter que lançar e depois conferir tudo utilizando apenas papel e caneta?
Além disso, utilizando um sistema, fica muito mais simples emitir relatórios, fazer o fechamento do mês, montar um gráfico de análise sobre seu desempenho, além de muitas outras funções.
A importância de seguir as dicas para o negócio
Além de auxiliar no acompanhamento da saúde financeira da instituição, o fluxo de caixa também colabora na diminuição da inadimplência, pois, por meio do caixa, o gestor pode apurar quais são os clientes ou fornecedores com pagamentos atrasados.
Dessa maneira, é possível desenvolver um plano estratégico para reaver os valores e a empresa sentir menos o impacto da perda nas receitas. Não podemos deixar de lembrar que o fluxo de caixa auxilia no planejamento do negócio, de forma que sempre tenha recursos à disposição, com a certeza de onde são empregados e como potencializá-los.
Seja em um novo negócio, seja em uma empresa que está a mais tempo no mercado, com o passar dos anos a tendência é de aumentar o número de clientes e o surgimento de muitas responsabilidades.
Além disso, com o crescimento da empresa, passa ser necessária a criação de novos setores, como o marketing, o comercial e o relacionamento humano. Com todo esse progresso para ser mantido de pé, é fundamental que a organização conte com sistemas e processos que possam garantir uma boa gestão.
Dentre eles, como fazer o fluxo de caixa corretamente é um dos principais fatores que irá permitir tomadas de decisão com mais segurança.
Ficou com alguma dúvida? Fale com a gente! Teremos prazer em ajudar você!
