Quando se trata da gestão de uma empresa, é importante sempre buscar alternativas para tornar os processos mais fluídos e integrados. Um Sistema de Gestão Integrada é a melhor ferramenta para isso, desde que você saiba escolher um que atenda às suas necessidades.
Para tanto, trouxemos uma série de informações que vão ajudar a entender melhor o que são esses sistemas e quais são as funções das quais você não pode abrir mão. Gostou da ideia? Então, continue a leitura e confira mais sobre o assunto!
O que é um Sistema de Gestão Integrada e para que serve?
Um Sistema de Gestão Integrada (SGI) nada mais é do que um software rodando em diversos computadores e integrando dados e informações do negócio. Tudo isso, claro, é feito com o máximo de transparência e confiabilidade.
Com esses sistemas, todos os setores da empresa podem ter acesso àquelas informações mais relevantes para que o empreendimento obtenha um bom desempenho. Além disso, eles são excelentes ferramentas de gestão, evidenciando necessidades de melhoria e eventuais gargalos que precisam ser corrigidos para a obtenção de determinado resultado.
Entre os objetivos do Sistema de Gestão Integrada estão a organização das informações do negócio e a integração de todos esses dados em um único recurso. Além disso, ele acaba proporcionando outros benefícios, como:
- tornar os processos mais simples e ágeis;
- automatizar atividades repetitivas;
- aumentar a eficiência e a produtividade dos times;
- gerar informações atualizadas e precisas;
- melhorar o controle de dados e de processos.
Como esse tipo de sistema funciona na prática?
O funcionamento desse tipo de sistema não é difícil. Primeiro, é fundamental que haja o engajamento do time; assim, todos os colaboradores assumirão a responsabilidade de manter o sistema retroalimentado e com as informações corretas.
Depois, basta definir indicadores para os aspectos mais cruciais do negócio, como vendas, custos, estoques, investimentos e satisfação dos colaboradores. A partir daí, você começará a coletar dados sobre esses aspectos e acompanhar os indicadores.
Cada vez que uma transação ocorre, ela pode ser automaticamente registrada no sistema e atualizar todos os indicadores. Assim, cada gestor que acessar o sistema poderá tomar decisões com base nessas informações seguras e recentes.
Quais são as funcionalidades indispensáveis de um SGI?
Para que tudo funcione perfeitamente como o esperado, é interessante que o Sistema de Gestão Integrada permita incorporar o máximo de informações possíveis. Assim, ele deve trazer todos os componentes que realmente agregam valor para a sua empresa, que normalmente envolve, entre outros:
- a gestão financeira;
- a gestão de estoques;
- a gestão de vendas;
- a gestão de processos;
- o service desk.
Tudo o que estiver constando no sistema fica documentado, por isso, um Sistema de Gestão Integrada também é um instrumento para aumentar a transparência do negócio. Para tanto, é preciso que todas as equipes realizem esse trabalho de utilização da ferramenta.
Quais são os seus principais benefícios?
Utilizar um Sistema de Gestão Integrada traz muitos benefícios para o negócio. A seguir, elencamos os principais para que você fique de olho e identifique quais são relevantes para o seu empreendimento. Olha só!
Mais qualidade de informação
É muito importante que as informações de todos os setores da empresa estejam reunidas em um único espaço. Isso facilita o trabalho de gestão e promove uma melhor visualização dos processos, além de elucidar gargalos e apontar o que precisa ser melhorado.
Esse conhecimento geral de como o negócio está é fundamental para que conquistar resultados cada vez melhores. Quando um vendedor consulta o sistema, por exemplo, ele consegue ter a noção exata da quantidade de um produto disponível em estoque, agilizando sua negociação com o cliente.
Padronização dos processos
O sistema de Gestão Integrada também ajuda a padronizar processos. Isso porque todos os colaboradores precisam saber exatamente como o seu trabalho impacta o setor que vem a seguir. Assim, utilizando o exemplo do vendedor, se ele faz uma venda e dá baixa no sistema, o pessoal do estoque pode acompanhar e identificar o momento ideal para fazer um novo pedido ao fornecedor.
Por isso, é fundamental que todos tenham clareza sobre os seus processos, saibam acompanhar os dashboards, compreendam os índices e mantenham o sistema atualizado. Isso gera agilidade e padronização em todas as etapas.
Controle de estoque
O estoque é uma das áreas que demanda atenção redobrada quando o assunto é gestão integrada. A falta de organização de informações no setor pode provocar a perda de produtos ou mesmo a falta de itens na prateleira.
Assim, uma boa ideia é automatizar o controle de estoque, planejando as demandas, diminuindo a quantidade de produtos armazenados e investindo em um giro maior de itens. É claro que, para isso, você também precisará de uma parceria confiável com o fornecedor.
Otimização do processo de decisão
O Sistema de Gestão Integrada também aperfeiçoa o processo de tomada de decisão, que é tomado com base em dados atualizados e seguros. Assim, cada vez que um gestor abre o dashboard, consegue visualizar a situação do negócio.
E é importante ressaltar que você pode escolher um sistema mais visual e gráfico, que além de trazer informações, proporciona insights de qualidade para as decisões. Desse modo, a empresa vai se tornando mais competitiva.
O que considerar para escolher o melhor sistema?
O primeiro passo a observar é se o sistema realmente é capaz de atender a todas as necessidades da sua empresa, ou seja, se integra os setores com os maiores fluxos de processos. Sua função é prestar suporte ao desempenho do negócio, aumentar a qualidade dos processos, proporcionar as melhores negociações e assim por diante.
Se preferir, você pode tentar um período de teste para entender o potencial do sistema de impulsionar a empresa. Também é importante pesquisar sobre a reputação da fornecedora do software, acompanhar o depoimento de gestores que já utilizam o sistema, e assim por diante.
Como se trata de um investimento, é sempre interessante observar se o custo-benefício é atrativo. Pelo preço cobrado, o sistema realmente abrange tudo o que você precisa organizar internamente? Se sim, provavelmente é um bom negócio.
Com essas dicas, você conta com a garantia de uma boa tomada de decisão, sem arrependimentos. Por isso, aproveite para conhecer mais sobre o Everflow e entender se ele é a solução certa para o seu negócio. Dispomos de um software ERP voltado para prestadores de serviços.
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