Gerenciar funcionários, equipes, projetos e ainda ter que se preocupar com a gestão financeira de uma empresa não é um processo fácil. Para dar conta de tudo isso e ainda conseguir precificar serviços e reduzir os custos, é preciso analisar todas as informações de diferentes setores com frequência.
Por isso, o Software ERP se tornou o melhor aliado do gestor na hora de tomar decisões. Quer saber como? Descubra neste post!
O que é ERP?
O ERP, também conhecido por Sistema Integrado de Gestão Empresarial, é um software de gestão que reúne diferentes informações de uma empresa em um sistema unificado com o objetivo de ajudar empresas a gerenciar informações sobre projetos, vendas, finanças, compras, estoque e produção.
Por meio desse sistema, o gestor tem uma visão mais ampla e concreta dos diferentes setores da sua empresa e pode avaliar custos diretos e indiretos envolvidos no seu negócio para tomar decisões efetivas e alavancar seus resultados.
Como o ERP surgiu?
Por volta das décadas de 60 e 70, muitas empresas passaram a notar a necessidade de utilizar um sistema integrado para gerenciar processos e operações presentes na rotina de trabalho. Com isso, surgiu o MRP (Material Requirement Planning), um sistema de planejamento de requisitos de materiais, desenvolvido para aprimorar o planejamento de produção das empresas.
Com o passar dos anos, foi necessário desenvolver métodos mais funcionais para realizar a gestão de setores além da área de produção. Para suprir essa carência, foram desenvolvidos softwares mais completos, acessíveis, personalizáveis, tecnológicos e automatizados, criando-se assim o conceito de sistema ERP.
Veja: 5 cuidados importantes ao realizar a implantação de ERP em sua empresa.
Como um Sistema Integrado de Gestão Empresarial funciona?
Assim que uma empresa adere a um sistema integrado de gestão de processos, o software ERP passa a atuar como um “sistema nervoso central”, interconectando funções, processos e setores em um sistema unificado.
Preferencialmente, tudo isso deve se aliar a uma interface amigável que forneça relatórios completos e brainstormings eficientes. Conheça outras funcionalidades do ERP:
Geração de relatórios precisos
Todo gestor sabe a importância de conhecer bem o funcionamento da empresa para geri-la de forma mais eficiente. Sendo assim, um sistema ERP é capaz de gerar diversos relatórios abrangentes e confiáveis sobre o negócio que o ajudam nessa tarefa.
Por meio dos relatórios completos e atualizados, é possível tomar decisões mais assertivas. Você pode ter previsões de vendas, decidir onde deve cortar gastos e despesas, onde deve investir e avaliar o desempenho dos funcionários, por exemplo. Essa análise pode gerar redução de custos em diferentes setores, auxiliando a gestão de empresas prestadoras de serviços.
Integração dos setores
Uma das principais vantagens do ERP é a integração de informações dos setores da empresa em um só local. Essa característica gera uma série de benefícios que impactam na redução dos custos em diversas frentes.
Ao encontrar as informações atualizadas rapidamente, os funcionários podem tomar decisões mais rápidas e precisas, evitando erros e retrabalho. Isso gera um enorme ganho de produtividade e evita custos desnecessários. Além disso, você também não terá que gastar com implantação e manutenção de diversos sistemas individuais.
Otimização do tempo de trabalho
Ao utilizar um sistema ERP, seus funcionários levarão menos tempo para realizar atividades, já que terão acesso a informações atualizadas e podem automatizar tarefas. Esse processo ainda é facilitado graças à interface funcional e de fácil adaptação do ERP.
Ao reduzir o tempo com atividades do dia a dia, o trabalho se torna mais eficiente e a produtividade aumenta, o que gera redução de custos primeiramente na mão de obra e, depois, em outros pontos da empresa.
Automatização de tarefas
Com a integração dos processos, as tarefas recorrentes da empresa podem ser automatizadas, evitando erros que são comuns quando o controle é feito manualmente.
Ao utilizar um ERP, as chances de alguma informação estar desatualizada e de erros administrativos acontecerem na elaboração de relatórios e na área de operações diminuem bastante. Assim, você evita custos com correção de falhas e tempo de retrabalho.
Geração de indicadores
Além dos relatórios, é possível acompanhar indicadores de diferentes processos por meio de um ERP. Dessa maneira, você pode analisar a produtividade dos funcionários, índices de ociosidade, retrabalho, entre outros. Por meio dos indicadores, é possível realizar ajustes necessários para manter a equipe alinhada às necessidades da empresa.
Entenda: como funcionam os ERP em nuvem e quais são seus benefícios em comparação aos softwares tradicionais!
Como funciona a gestão de um sistema ERP?
Por ser um software 100% automatizado, o ERP funciona a partir de uma personalização exclusiva para se adequar aos processos da empresa atendida. Assim que configurado, o sistema é implementado aos setores, recebendo a migração de dados e integração dos processos.
Em seguida, para que tudo fique perfeitamente alinhado, todos os funcionários precisam receber treinamentos de capacitação para que consigam operar o sistema com facilidade. Por fim, é importante monitorar o sistema ERP para captar possíveis erros, fazer ajustes e, em geral, garantir que o software esteja sempre atualizado e de acordo com as necessidades e demanda da empresa.
ERP ou CRM?
Tanto o ERP quanto o CRM (Customer Relationship Management) são ferramentas essenciais para uma empresa que deseja organizar seus processos. Contudo, os softwares possuem funcionalidades distintas.
Enquanto o ERP é um sistema para gestão de processos internos de uma empresa, o CRM é direcionado para a gestão do relacionamento dos clientes de uma empresa, considerando as interações destes com a marca, vendas e marketing.
Com o avanço da tecnologia, tornou-se possível realizar a integração dos dois sistemas para obter uma visão mais ampla dos processos internos em conjunto com as interações com os clientes. Isso possibilita o compartilhamento de informações entre os setores, auxiliando no desenvolvimento de campanhas de marketing e na conversão de clientes.
Quais as vantagens de usar um sistema ERP?
Implementar um sistema ERP é indispensável para empresas que buscam crescer de maneira sustentável e competitiva. Além de facilitar a integração e a comunicação entre os setores, o software ERP pode trazer muitas vantagens para a gestão da sua empresa. Confira:
- Automação da tributação sobre emissão de Nota Fiscal de serviço: a emissão de NFs de serviços pode ser feita em lote de uma maneira simples e ágil. Sendo assim, um processo de emissão que normalmente demora uma semana pode ser feito em apenas 30 minutos;
- Padronização do processo de faturamento: é possível configurar a emissão de notas incluindo variáveis dinâmicas, sem a necessidade de que seu colaborador tenha o conhecimento completo do processo, pois o parâmetro já foi configurado por seu contador;
- Controle da tributação com base em relatórios analíticos: identifique rapidamente todo o faturamento do ano. Sendo assim, poderá calcular exatamente o quanto de imposto pagará no próximo mês. Além disso, conseguirá visualizar em um único relatório todo o faturamento de produto e do serviço do período que desejar.
Descubra: o que considerar para escolher o melhor Sistema de Gestão Integrada?
Para quais empresas o ERP se encaixa?
Não há limitação contextual para o software ERP, pois se trata de um sistema muito versátil, que pode ser personalizado para setores de diferentes tamanhos e demandas.
Portanto, se a sua empresa necessita de uma boa organização na gestão de processos, utilizar um sistema ERP pode trazer diversos benefícios, como ajustes no estoque e emissão de relatórios para melhorar a eficiência das operações da sua empresa.
Qual é o melhor ERP para pequenas e médias empresas?
Quando consideramos o contexto de uma pequena ou média empresa, fica claro que seus processos e necessidades não são os mesmos de uma grande empresa, por exemplo. Contudo, contar com um sistema de gestão pode ser muito positivo para empresas menores, como as empresas prestadoras de serviços.
Nesses casos, as empresas contam com recursos adaptados para o seu contexto e demandas, como a emissão de OS, NFes, organização e gerenciamento de processos, escalabilidade, entre outras funcionalidades.
Exemplos de ERPs para diferentes áreas
Devido à sua essência personalizável, os ERPs podem ser aplicados em diversas áreas, exercendo funções essenciais para cada empresa de forma exclusiva. Por isso, há diversos tipos de sistemas de gestão adaptados às demandas de empresas prestadoras de serviços. Conheça algumas opções:
- Software de gestão para empresas de energia solar;
- ERP para empresas de segurança eletrônica;
- Sistema de gestão para empresas de engenharia;
- Software de gestão ERP para empreiteira;
- ERP para empresas de cabeamento estruturado;
- Sistema de gestão para empresas de telecomunicação;
- Software de gestão para empresas de serviços de instalação e projetos;
- ERP para empresas de automação industrial;
- Sistema de gestão para empresas de comunicação visual.
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