A utilização de um ERP nas empresas é essencial para otimizar a rotina. Por se tratar de um software de gestão capaz de unificar informações, os departamentos da empresa conseguem executar suas tarefas com facilidade, independentemente da área.
Escolher a ferramenta certa já é um passo importante, mas a jornada está longe de ser concluída. A implantação de um ERP é tão importante quanto a sua escolha, e é nessa fase que surgem muitos desafios.
Neste artigo, vamos explorar os passos e dicas para uma implantação bem-sucedida de um sistema ERP. Confira!
Etapas de implantação do ERP
No mercado, existem diversas soluções específicas para atender a diferentes tipos de empresas. Muitos empresários têm receio de implementar um sistema ERP devido à falta de conhecimento técnico. No entanto, não é necessário ser um especialista em tecnologia para conduzir a implantação deste sistema.
A implantação de um ERP envolve muito mais do que simplesmente escolher o software adequado. É um processo que requer preparação, comprometimento e um planejamento sólido. Nesse sentido, elaboramos um passo a passo que você encontrará abaixo.
Entender os desafios da empresa
Esta fase inicial é de extrema importância. Aqui, o objetivo é mapear e compreender quais são as principais dores que a empresa enfrenta. Isso pode incluir processos como controle comercial, gerenciamento de ordens de serviço, emissão de notas fiscais, entre outros.
Ao compreender essas dores, a empresa poderá priorizar alguns processos e definir os setores que necessitam de atenção imediata, permitindo que a empresa comece a implantação pelo que é mais urgente.
Definir um cronograma e participantes
Uma vez mapeadas as principais dores, a próxima etapa é estabelecer um cronograma de treinamento para as equipes responsáveis por cada módulo do sistema ERP.
Nesta fase, a metodologia de treinamento é explicada, uma equipe de especialistas é designada e um documento de progresso é fornecido para monitorar o avanço da implantação.
Para facilitar o acompanhamento, faça o download do checklist de implantação ERP.
Migrar os dados para o sistema
A migração de dados é um dos pontos cruciais na implantação de um ERP. Isso se deve ao fato de que esses dados são essenciais para iniciar a utilização do sistema.
Imagine, por exemplo, que você tenha uma planilha com os dados de clientes e produtos e queira importá-los para o seu novo sistema ERP. Felizmente, a maioria dos sistemas ERP oferecem ferramentas capazes de importar dados de maneira automática para a base de dados do sistema.
Efetuar os treinamentos
Após mapear as principais dores da empresa, estabelecer um cronograma e migrar os dados para o novo sistema, o próximo passo é a realização dos treinamentos.
Nesta fase, a equipe de especialistas do sistema ERP inicia a parte prática da implantação. Os treinamentos podem ser conduzidos de forma presencial, ou de maneira remota, através de videoconferências.
Suporte contínuo
Ao final da implantação do sistema ERP, é normal que surjam dúvidas quanto ao uso da ferramenta. Portanto, é fundamental contar com um suporte de qualidade para esclarecer dúvidas e solucionar eventuais problemas técnicos relacionados à utilização da plataforma.
Além disso, existem recursos adicionais, como vídeos tutoriais e artigos informativos que servem como apoio à utilização do ERP após a implantação.
Por que implantar um ERP numa empresa?
Nos dias de hoje, as empresas precisam ser cada vez mais eficientes para se manterem competitivas no mercado. Para isso, é importante contar com ferramentas que otimizem processos e facilitem a tomada de decisões. A seguir, apresentamos dois pontos fundamentais para a implantação de um ERP em sua empresa:
Integração de todas as áreas da empresa em um único sistema
Com um sistema ERP, é possível gerenciar de forma integrada os diversos processos da empresa, incluindo o cadastro de clientes, gestão de projetos, vendas, finanças, estoque e muito mais.
Essa integração de processos é vital para uma melhor gestão de recursos, otimização de processos e redução de custos. Imagine como isso pode aumentar a eficiência operacional de sua empresa, eliminando a redundância de informações e permitindo que os dados fluam de maneira suave entre os departamentos.
Relatórios e análises precisas sobre o desempenho da empresa em tempo real
Um sistema ERP, quando utilizado adequadamente, armazena dados empresariais que podem ser usados para criar relatórios gerenciais abrangentes, incluindo desempenho comercial, lucratividade de serviços e análise financeira. Isso fortalece a tomada de decisões com base em dados concretos.
E quando devo implantar?
Não há um momento exato para a implantação de um sistema ERP em sua empresa; no entanto, vários fatores devem ser considerados. É importante avaliar épocas de alta demanda de serviços, pois isso pode impactar na implementação do sistema.
Além disso, a organização interna da empresa desempenha um papel fundamental. Para garantir o sucesso da implantação, é essencial ter cargos e responsabilidades bem definidos, a fim de evitar problemas no fluxo do sistema.
Entenda: O que é a sazonalidade de serviços
Quanto custa para implantar um sistema ERP?
Em geral, os custos estão divididos em duas categorias: custo de mensalidades e custos de implantação. O primeiro deles, é recorrente, já o segundo é um custo único, ou seja, você paga na instalação do sistema.
Os custos de implantação abrangem a criação e personalização da base de dados da empresa, consultoria especializada, treinamento com especialistas e migração de dados. Embora esses custos sejam únicos, são essenciais para o sucesso da implantação, dada a complexidade do processo.
Quais problemas posso encontrar na implantação de um ERP?
Os principais desafios relacionados à implantação de um ERP estão associados à falta de comunicação entre a empresa e a equipe de consultores do ERP. Dado que a implementação de um ERP requer disciplina, a falta de acompanhamento das tarefas atribuídas aos funcionários da empresa pode resultar em dificuldades na adoção da ferramenta.
Outra questão crítica é a falta de análise por parte da empresa em relação à adequação do ERP aos seus processos específicos. Às vezes, ocorre que a empresa contrata uma ferramenta que não atende às suas necessidades de maneira eficaz.
Por que escolher o ERP da Everflow?
Nosso ERP é desenvolvido 100% para atender às necessidades exclusivas de prestadores de serviço. Isso significa que compreendemos os desafios específicos desse setor, proporcionando uma solução que se alinha com essas necessidades.
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Nossa equipe de especialistas estará ao seu lado durante todo o processo registrando todos os aspectos da implantação em documentos e vídeos.
Como você pôde notar, na implantação de ERP é indispensável contar com um fornecedor de confiança e qualidade se quiser garantir os benefícios promovidos pelo uso de um software de gestão.
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