Toda empresa necessita de uma boa gestão para obter um desempenho significante no mercado e atingir uma maior satisfação de seus clientes. Para que isso ocorra de forma prática, é essencial implementar uma boa gestão de processos, fazer um follow-up de vendas e viabilizar as tarefas abrindo um canal de comunicação eficiente entre os colaboradores, setores e a empresa.
Para se inteirar mais sobre o assunto e descobrir como aplicar as estratégias de gestão de processos para melhorar os resultados do seu negócio, continue a leitura a seguir!
O que é a gestão por processos?
A gestão de processos é uma prática institucional que implanta estratégias com o objetivo de desenvolver e fortalecer os processos organizacionais de uma empresa, melhorando a produtividade e seu funcionamento completamente.
Para realizar a gestão de processos adequadamente, os gestores de uma empresa devem segmentar e atuar em etapas, visando analisar, aperfeiçoar, documentar, monitorar e controlar os processos da empresa.
Descubra: Como fazer a gestão de empresas prestadoras de serviços?
Quais são os tipos de gestão de processos?
A gestão de processos conta com diversos tipos de estratégias desenvolvidas para organizar os processos da sua empresa. Dentre os principais, a Everflow trouxe 3 tipos básicos para te ajudar a definir quais você deve priorizar em sua empresa. Confira:
- Processos primários: os processos primários têm ligação com a entrega de serviços aos clientes da empresa. Estão vinculados à produção, as vendas e ao atendimento;
- Processos de apoio: funcionam como um pilar para a sustentação dos processos primários. São relacionados às áreas de RH, contabilidade, compras e abastecimento;
- Processos gerenciais: estão relacionados ao planejamento organizacional das estratégias de gestão. Devem ser desenvolvidos pelos gestores da empresa para criar iniciativas de melhorias e supervisionar os processos.
Você sabia que uma boa gestão de processos ajuda na otimização de tempo das equipes? Entenda como transformar a performance e produtividade dos seus colaboradores!
Qual a importância da gestão de processos?
Executar uma boa gestão de processos é uma forma de alavancar a produtividade da sua empresa, afinal, uma boa otimização organizacional viabiliza a forma como as tarefas são executadas. Isso permite que a sua equipe permaneça engajada, garantindo a qualidade do serviço oferecido.
Além disso, implementar uma gestão de processos eficiente é um ótimo caminho para reduzir custos e aumentar sua receita, ao poder colocar a sua organização em um patamar competitivo diferenciado, já que a competição capacitada diminui.
Como implantar uma gestão eficiente de processos?
Para implantar uma gestão de projetos e processos eficiente é necessário estabelecer um roteiro estratégico para organizar as tarefas executadas em sua empresa. Para isso, você pode seguir alguns passos:
- Faça o mapeamento e documentação dos processos existentes em sua empresa;
- Identifique os pontos positivos e negativos para definir quais áreas precisam ser melhoradas;
- Construa fluxogramas para trazer os processos para um plano visual;
- Defina indicadores de desempenho e produtividade para verificar a qualidade dos processos de sua empresa.
- Implemente um sistema automatizado para otimizar os processos de forma cíclica.
Confira: Benefícios em utilizar um software de gestão de compras!
7 erros comuns na gestão de processos em empresas de serviços
Ter processos sólidos e bem estruturados é uma grande vantagem competitiva para qualquer empresa, especialmente para aquelas que atuam com a prestação de serviços. Contudo, é necessário evitar alguns equívocos comuns. Confira os 7 erros mais comuns:
1. Falta de comunicação eficiente
A comunicação é um dos elementos mais importantes da gestão de processos. Quando ela não existe, por mais bem estruturado que seja o processo, os resultados serão catastróficos. Por isso, é importante investir na comunicação com a equipe.
Comece pelo topo. Incentive todos os líderes do empreendimento a adotarem um diálogo claro com seus liderados, explicando exatamente “o que”, “por que”, “quando” e “como” algo deve ser feito.
Na sequência, conte com a ajuda da tecnologia! Com um software em nuvem de alta qualidade é possível registrar todas essas informações em gráficos detalhados, facilitando a comunicação interna.
2. Ausência de um planejamento adequado
Um bom planejamento funciona como um passo a passo, indicando tudo o que deve ser feito. Sem isso, é provável que todo o processo fique mais confuso e complexo de entender.
Utilize fluxogramas para ilustrar graficamente as etapas do processo, do primeiro até o último passo. Tudo isso é feito por meio de módulos em formato geométrico e interconectados, em que cada representa uma ação.
Esse planejamento deve ser compartilhado com a equipe, para que todos saibam o que será feito e como será feito. Assim, você terá maior clareza e eliminará o problema da falta de planejamento.
Veja: O que considerar para escolher o melhor sistema de gestão integrada?
3. Uso de planilhas ultrapassadas
Nada pior para a gestão de processos do que planilhas desatualizadas e mal impressas. Além de trazer uma série de danos, como a falta de segurança da informação, dados desatualizados e dificuldade de acesso, não gera gráficos automaticamente. Isso reflete diretamente na eficiência dos processos e na produtividade dos envolvidos, afinal, o trabalho fica mais obstativo.
Quando esses erros são eliminados, os processos tornam-se mais ágeis e bem-sucedidos. Além disso, elevam a produtividade do negócio, contribuem para atender melhor os clientes e desenvolver um diferencial competitivo para a empresa.
4. Retrabalho no Input de dados
Muitas empresas ainda utilizam planilhas para organizar dados importantes. Entretanto, mesmo que as planilhas sejam um recurso eficiente, elas possuem limitações operacionais. Processos como a transferência de dados entre planilhas acabam levando mais tempo por conta da execução manual.
Com uma gestão de processos bem estruturada e otimizada, é possível realizar a transferência de dados rapidamente e com menos erros. Para isso, você pode planejar um método de tarefas, de comunicação com os funcionários e amadurecer a ideia de introduzir uma ferramenta automatizada para a gestão de atividades e processos.
5. Falta de relatórios gerenciais
Gerar relatórios é uma etapa muito importante para a gestão de processos, afinal, é a partir deles que você poderá analisar os dados e resultados do seu negócio. Consequentemente, planejar ações organizacionais visando a melhoria da empresa, dos processos e dos seus funcionários. Quando esses relatórios não existem, traçar um plano organizacional é um desafio muito maior.
Veja: Como a tecnologia pode ser importante no controle financeiro das empresas.
6. Processos “perdidos”
Quando sua empresa não tem uma organização de processos bem estruturada e definida, algumas lacunas poderão surgir e prejudicar a comunicação eficiente entre os setores. Nesse sentido, muitos processos podem “cair no esquecimento”, o que pode causar atrasos na produção, perda de recursos e, claro, ocasionar maior insatisfação dos clientes.
Implemente ações que possibilitem a abertura dos canais de comunicação e viabilizem a gestão dos processos. Dessa forma, sua empresa terá eficiência operacional e qualidade fortalecidas.
7. Inexistência de um software de gestão de serviços
O software de gestão de serviços é uma ferramenta-chave para o sucesso na gestão de processos. A realidade é que empresas que não se adéquam às novas tecnologias estão muito atrás da concorrência, podendo perder mercado por isso.
Com esse recurso, é possível realizar todo o mapeamento do fluxo de trabalho, além de integrar diversas áreas em um único lugar — compras, estoque, orçamento, etc — dando maior assertividade e fluidez a todo o serviço realizado.
Além de tudo, o software de gestão de serviços oferece diversos gráficos, que são atualizados diariamente e permitem a mensuração automatizada dos resultados. Com isso, a administração pode tomar decisões estratégicas baseadas em dados recentes.
Agora que você já está por dentro do universo da gestão de processos, aproveite para se aprofundar nos estudos e esclarecer suas dúvidas acerca do planejamento estratégico empresarial. Boa leitura e até a próxima!
